Тайм-менеджмент (управление временем)

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Онлайн-курс

Источник: https://Bakunin.com/time-management-techniques/

Тайм-менеджмент: принципы и рекомендации

Тайм менеджмент или управление временем — очень важный навык, которым должен владеть каждый руководитель, каждый родитель и вообще – каждый взрослый человек, который хочет достигать определенных результатов в своей жизни.

Катастрофическая нехватка времени на личную жизнь и семью – с этим сталкивается практически тот, кто не умеет грамотно им распорядиться. В погоне за достижениями, человек сталкивается с быстрой утомляемостью, стрессом и апатией. Как управлять временем? Как грамотно структурировать день, чтобы успевать не только все, что необходимо, но и все, что хочется?

Понятие тайм менеджмента

Тайм менеджмент – это методика правильного управления временем, позволяющая повысить продуктивность и производительность человека. Она включает в себя 3 ключевых момента:

  1. Грамотная расстановка приоритетов.
  2. Распределение ресурсов, которые потребуются на достижение поставленных целей.
  3. Оптимизация рабочего процесса.

Даже благодаря основам тайм менеджмента, можно научиться управлять не только рабочим временем, а также уделить внимание семье, заняться хобби и саморазвитием, да и просто – остановиться на мгновение и получить удовольствие.

Техника позволяет не только грамотно осуществлять поставленные задачи, но и заниматься любимыми делами.

Принципы тайм менеджмента

Амбиции некоторых людей – безграничны, а собственные ресурсы – всегда ограничены. Тайм менеджмент помогает правильно организовать и спланировать время, грамотно расставляя приоритеты, вычленяя важное и первостепенное, отбрасывая несрочное или факультативное.

Следует подчеркнуть, что для того, чтобы применять основные принципы тайм менеджмента на практике, необходимо отказаться от иллюзий насчет своей организованности.

Если только человек считает, что способен успеть все на свете, он обречен на неудачу.

Но если он умеет адекватно оценивать свои возможности и знает, что в сутках всего 24 часа (плюс нужно время на сон и отдых!) – он вполне сможет повысить свою продуктивность.

Правильная постановка целей

Большинство людей не знает, как правильно поставить перед собой цель. В результате чего, снижается активность и исчезает мотивация. Прежде всего, цель должна быть четкой, иметь конкретные сроки и осуществимой. Без этих критериев, она становится просто желанием человека и со временем перестает мотивировать.

Принцип Вильфредо Парето

Принцип Вильфредо Парето в тайм менеджменте заключается в определении жизненных приоритетов. Если другими словами, этот принцип еще называется закон 20 на 80. Смысл его в том, что если человеку необходимо достичь поставленных целей, то на 80% результат будет зависеть от 20% действий. Какие это будут действия, каждый решает для себя сам.

Рациональный подход к привычкам

Принцип подразумевает развитие правильных и полезных привычек. Они способствуют выполнению всех запланированных за день дел. Специалисты доказали, что для прививания хорошей привычки достаточно 3-х недель.

Правильными привычками можно считать ежедневные утренние пробежки, ранний подъем или посещение спортзала. Вариантов, как поддержать свое тело в хорошей форме, на самом деле множество, каждый сам выбирает, что именно ему ближе.

Скажи мне, в чем твой план, и я скажу – кто ты

Грамотно управлять своим как рабочим, так и личным временем без ежедневного планирования просто невозможно. Под ним следует понимать перечень задач, которые нужно сделать за день.

Для этого человеку необходимо каждый вечер составлять план на следующий день, а вечером уже подводить итоги. Для работы удобно также использовать еженедельное, ежемесячное, ежеквартальное или ежегодное планирование.

Есть те, кому нравится создавать планы на более длительный срок.

Традиционным инструментом для эффективного планирования считается ежедневник, но помимо него можно пользоваться мобильными приложениями, многочисленными компьютерными программами или даже засечками на стене тюремной камеры.

По опыту бизнесменов и руководителей можно сказать, что никакой принципиальной разницы между бумажными или электронными планировщиками задач нет. А вот разница между теми, кто может, и кто не может создавать реалистичный план – есть.

Правила тайм менеджмента

Ни одна из методик не считается универсальной, которая подойдет абсолютно всем, даже тайм менеджмент. Однако, соблюдение правил тайм менеджмента помогает создавать свою индивидуальную систему управления временем, которая будет учитывать особенности и потребности человека.

Основные правила:

  1. Личное время следует планировать, учитывая не только объективные факторы, но и субъективные, такие как настроение. Иметь вдохновение на какую-либо работу важно не только для представителей творческих профессий, но и для всех, кто хочет чувствовать себя счастливым, а не подавленным и опустошенным.
  2. Если в списке дел на день много задач, нужно обязательно расставлять приоритеты, чтобы как можно раньше устранить муки совести. После того, как неотложные дела сделаны, можно либо продолжить действовать по плану, либо перенести остальное на другой день. Ни один человек не в состоянии круглосуточно быть безупречным и не отдыхать.
  3. Очень поможет в правильном управлении временем использование в жизни принципа Парето. Необходимо найти те самые 20%, которые наиболее важны.
  4. Человеку, который хочет изменить свою жизнь в лучшую сторону, следует носить список дел постоянно с собой и регулярно с ним сверяться, чтобы не упустить важные моменты.
  5. При составлении списка дел необходимо учитывать индивидуальные биоритмы, ведь у каждого человека пики активности приходятся на разное время. В целом эндокринная система работает таким образом, что сложные дела проще всего делать до 12 часов дня. Но длительные привычки, например, многолетний опыт работы по ночам, тоже нужно учитывать.
  6. Никогда не стоит работать отрывками, если браться за одно дело, лучше его довести до конца и только потом уже приступать к другому. Фокусироваться сразу на нескольких задачах гораздо сложнее, чем на одной.
  7. Необходимо постоянно мотивировать себя, только не в коем случае не принуждать. Мотивация должна быть положительной. Обещание удовольствия, награды или облегчения работает лучше, чем давление, принуждение или шантаж.
  8. Если для выполнения задания потребуется не более 10-ти минут, следует его выполнить сразу, не откладывая на потом.
  9. Все запланированные дела должны быть выполнимыми и достаточно простыми. Большую задачу нужно дробить на множество более простых и понятных этапов.
Читайте также:  Как сэкономить на одежде и обуви?

Все правила необходимо корректировать по ситуации, рассматривать, как полезный совет, а не как аксиому. Спустя некоторое время планирование времени станет приятной привычкой.

Совет!

Список дел, как считают психологи, лучше составлять в настоящем времени и от первого лица. Такая уловка будет мотивировать к действию.

Как управление временем влияет на жизнь?

Тайм менеджмент в жизни позволяет за короткие сроки реализовывать больше творческих проектов, зарабатывать больше денег и получать больше удовлетворения.

Современные приемы тайм менеджмента отличаются гибкостью и разрешением на отдых, ведь специалисты давно отказались от жесткой мотивации себя или других людей. Разрешение на отдых, как это ни парадоксально, повышает работоспособность человека, помогает обрести свежий взгляд на задачи и достичь своей цели более быстрым и изобретательным способом.

Применение в жизни правил тайм менеджмента дает больше осознанности в повседневных делах, позволяет увидеть, на что тратятся минуты, дни и годы, подвести некоторые итоги своих действий.

Воспользовавшись даже основными методами тайм менеджмента, человек вскоре станет замечать, как меняется жизнь. Кроме того, состояние здоровья заметно улучшится, так как в распоряжении будет больше времени для отдыха.

Противоречивые мотивы

С точки зрения психологии есть разные взгляды на проблему мотивации и организации времени. Но все профессионалы так или иначе рекомендуют сначала разбираться с мотивацией, и только после этого приступать к составлению плана.

Приступая к проекту или задаче, полезно ответить себе на следующие вопросы:

  1. Зачем мне это нужно? Что конкретно я хочу получить от этого дела? Обычно люди хотят простых и понятных вещей: денег, удовольствия, повышения самооценки. Помимо этого, они хотят заботиться о других людях, о своих подчиненных, коллегах, детях и родственниках. Осознание мотива поможет расставить приоритеты.
  2. Есть ли в этой задаче что-то, что мне сложно сделать? Есть ли что-то, что меня раздражает, смущает, отталкивает, что вызывает гнев или любое другое неприятное чувство? Отвечая на этот вопрос, человек поймет, какое состояние будет саботировать его деятельность, вставлять палки в колеса и устраивать неприятные сюрпризы. С чувством, которое удалось обнаружить, не обязательно что-то делать, но его обязательно назвать и заметить в себе самом.
  3. После такого упрощенного анализа своей мотивации, можно в любой форме составить план, прописать реалистичные сроки, и в назначенный час приступить к действиям.

Глядя на успешных людей, сложно представить, что они тоже имеют дело с конфликтом между страхом и желанием, между неуверенностью и стремлением. Кажется, что эти люди – цельные и целеустремленные, и не знаю никаких сомнений и тревог.

Это не так. Любой, кто начнет делать что-то сложное, новое или ответственное, обязательно почувствует кризис мотивации в какой-то момент. Справиться с этим, и вернуться к проекту, поможет самоанализ или консультация психолога.

Источник: https://opsihike.ru/kariera/tajm-menedzhment.html

Управление временем на личном примере: 10 тезисов

Одним из самых дорогих и невосполнимых ресурсов, которым обладаем мы все, является время. В среднем у нас есть 66,29 лет, что эквивалентно 24212 дням, или 34865280 минутам, или 2091916800 секундам.

Учитывая, что треть времени человек тратит на сон, а у большинства читателей этой статьи целая треть этого ресурса уже потрачена, драгоценного времени не так уж и много остаётся, чтобы им разбрасываться. Время — это деньги, время — это жизнь.

Не бывает избытка и недостатка времени — его лишь надо ценить и уметь пользоваться его течением, словно потоком рек — благодаря которому человек перемещается на судах и использует силу воды в мельницах. Делать это следует также правильно, чтобы не грести против течения. Даже самые маленькие потоки точат скалы, и секунды могут складываться в года полезных дел и успехов.

Я сам в процессе обдумывания и написания этой статьи часто сетовал на нехватку времени. От задумки до исполнения прошёл не один месяц, и, чтобы эта статья не показалась переписыванием очередных тезисов из тайм-менеджмента, я потратил не так уж и мало минут, часов, дней и перепробовал разные идеи, которыми хочу поделиться.

Итак, если вы хотите заняться тайм-менеджментом, то займитесь им, а не читайте о нём! Это раз. Если вас интересуют практики, методы, приёмы — обращайтесь к первоисточникам: С. Кови, Г. Архангельскому, Д. Аллену — от управления собой, личным пространством, трюкам. Это два. В моей же статье пойдёт речь о собственном опыте, о потоке времени и о том, как в нём находится.

«Помните, что ваше собственное решение добиться успеха важнее, чем сотни других» — Авраам Линкольн Итак, всё началось с того, что в один из майских дней моя жизнь изменилась, и вместо стандартного графика с восьми до пяти и следованию roadmap мне самому стало необходимо раздавать, создавать графики и следить за их исполнением. С технической точки зрения это несложно: выделяем задачу, устанавливаем сроки, назначаем ресурс. Так как ресурсы у нас живые — люди, а также изменяющийся код, для поправки внесём риски и затраты на чаепития, на лобзание ляжки няшки в столовой, на сложность и заковыристость проблем и требований — что даже проще, т.к. требует оценки исполнения того или иного алгоритма, или применения технологии. Берём задачку в Jira, щелкаем и… С технической точки зрения… А на практике это не совсем так. Вместо того, чтобы усесться в кресло и передвигать ресурсы, приходится быть вовлечённым во весь процесс, не только своего куска кода, а всего проекта, или даже нескольких проектов, не совсем друг с другом пересекающихся. Т.е. отвечать на вопросы, принимать решения, объяснять… и, собственно в этой мышиной возне, в постоянном переключении с задачу на задачу и с человека на человека стал проходить мой день… Я задумался над этим и решил, что здесь, наверное, что-то не так, т.к. моё время мне нужно и самому, а не только моим подчинённым и проектам. А раз так – то, значит, надо научиться им управлять.

Для начала стоит понять, что мы сами хотим. Это принципиальный вопрос. Не только в работе, но и в жизни. У каждого из нас есть роли в жизни. Моими ролями, к примеру, можно назвать: работник, друг, учитель, ученик, сын, муж и т.д… Стоит выделить главные и принципиальные именно для вас.

У всех они будут отличаться, конечно, но, скорее всего, нам всем хотелось бы иметь и хорошую карьеру, и быть хорошим другом, и отличным супругом, и как-то проявить себя в обществе — своим талантом или общественным признанием.

И тем проще и лучше будет жить, чем гармоничнее и более равномерно (конечно, с учётом внутреннего коэффициента важности) эти области будут развиваться.

Во вторую очередь, надо составить список всех дел, проектов, желаний, которые в данный момент имеются и классифицировать, к какой области они будут относиться.

Вполне может быть и так, что некоторые желания или дела, которые мы зачастую откладываем, которые давят на нас, окажутся и вовсе не важными для наших ориентиров. Здесь следует выбрать самое важное и не размениваться на мелочи.

Что именно будет влиять на наши ключевые сферы жизни? Когда это важно? Будет ли это важно в будущем?

Для себя, для простоты, я выделил всего-навсего четыре сферы:

  • Карьера
  • Саморазвитие
  • Общество
  • Семья

На практике каждую из категорий можно было бы моём случае так же разбить:

Карьера — список того, что отвечает за успех в профессиональном плане — шагов, действий, свершений, приобретаемых навыков. Сюда же я отнёс и профессиональное (и корпоративное в том числе) обучение (себя в роли ученика), так и роль учителя и ментора — обмен опытом, тренинги.

Саморазвитие — т.к. одна из неприятнейших для меня вещей в жизни — это прозябание в существующих условиях. Мне важна тяга к развитию — знаний, навыков. Так, например, сюда я включил занятия языком, чтение литературы (профессиональной и художественной), занятия спортом, получение прав, тайм-менеджмент, хобби.
Общество – как общение с коллегами, друзьями, так и налаживание и поддержание связей с людьми, в том числе и какие-то публикации.
Семья — это и взаимоотношения с родными и с любимыми. Как включая рутину, дела, материальные взаимоотношения, так и нематериальные взаимоотношения.

В итоге, после тщательного разбора/анализа, я оставил 28 задач, требующих моего пристального внимания и исполнения. Это третий тезис: зная, чего и когда вы хотите — начните это делать!

«Мы – это то, что мы делаем постоянно. Совершенство – это не действие, а привычка» — Аристотель

Обязательно попробуйте,- и вам понравится! В моём случае, помимо должностных обязанностей на работе, нахождения в курсе новых тенденций и технологий, совершенствования навыков, мне надо было ходить в автошколу, заниматься английским, поддерживать физическую форму, читать книги, журналы, смотреть фильмы, встречаться с друзьями, родителями, дарить комплименты любимой и баловать её время от времени кулинарными шедеврами. Так, через несколько дней у меня появилось чувство времени. Точнее, чувство нехватки времени. И время стало жалко терять на рассматривание котиков в интернете. Кроме того, возникла проблема, состоящая в том, что, несмотря на то, что важная задача висела в списке, она упорно не хотела выполнятся.

Четвертым тезисом будет типичный совет из тайм-менеджмента: формулируйте в задачах не цели, а действия. В моём случае “поддерживать физическую форму” преобразовалось в “записаться в фитнес-клуб”, “сходить в фитнес клуб”, “делать зарядку”. Цель стала разделимой и измеряемой, а значит – исполняемой. Если следовать терминологии Глеба Архангельского, то, чтобы съесть слона, надо его проглатывать по бифштексам, хотя бы ежедневно (еженедельно). Результатом переработки моего списка бифштексов и лягушачьих дел (маленькие, но неприятные дела, которые ежедневно откладываются на завтра) стало приведение списка целей к списку повторяемых и измеряемых дел — недельное планирование.

Конечно, согласен, это странно звучит, что семь раз следует “сделать комплимент” — и отметить за день галочкой “выполнено”, но вполне измеряемый подход, позволяющий оценить качество той или иной выбранной сферы жизни. Вряд ли я скажу, что это для меня менее важно, чем проверить отчёты от своих подчинённых.

В результате этих поисков и выводов, у меня образовалась следующая электронная таблица, в которой следовало ежедневно отмечать прогресс и отслеживать показатели успешности. Вопреки моим ожиданиям, за первые две недели результаты против поставленных для меня целей оказались не просто хуже, а катастрофически хуже.

Конечно, не каждое дело в таблице обязательно к 100% исполнению, но если она окрашивается в красный цвет вместо зелёного — это тревожный сигнал. Поэтому я немножко усложнил excel-книгу, собирая статистику по дням недели, по неделям, по сферам. Определил для себя, что такое «продуктивный» и «эффективный» день и неделя.

Эффективностьпродуктивность по дням недели:

Продуктивность:

Эффективность (плановая):

Эффективность (актуальная):

В итоге повторного анализа, я, конечно, сделал выводы, что некоторые дела можно совмещать (например, читать можно по пути на работу, как, впрочем, и смотреть фильмы), художественную литературу можно достать и в виде аудиозаписи, а потому послушать как по дороге, так и в том же фитнес-клубе.

Вместо просмотра новостных порталов можно настроить нужную выборку, rss-фиды, и/или брать с ресепшена тематический журнал, распечатки и читать их во время обеда. Дело сдвинулось с мёртвой точки, но не слишком уж и хорошо. Я перечитал наставления Любищева и старался им следовать, но, увы, всего не удавалось достигнуть.

Что же отнимало моё время?

Пятый тезис: знайте время в лицо: куда и на что вы тратите время. Проще всего начать со статистики: сколько и на какие сферы оно уходит. Большая часть будет ожидаемой — это сон, дорога, какая-то рутина — сборы с работы и на работу, приготовления ко сну, быт и тому подобное.

На мой взгляд, самым эффективным методом оценки является запись своей занятости в журнал. Мне удобным оказалось использование тетради формата А4, куда я вносил время начала какого-то действия обычной шариковой ручкой. Это не значит, что каждые пять минут надо туда записывать, что вы делаете в это время — вносите записи при изменении вашей деятельности.

Таким образом, можно отследить, какие дела составляют полезное время, а какие — нет. Главное – записывать, как есть: отвлеклись на вопрос коллеги — запишите. Отвлеклись на интернет — запишите. Как вернётесь к делам, так снова внесите следующую пометку. В итоге должен получиться достаточно рваный график, в котором то и дело будут дыры из “мусорного времени”.

Читайте также:  Как сэкономить на телефоне?

Как с ним бороться — дело исключительно ваше. Что полезного сделаете в ожидании транспорта и как отнесетесь к отвлекающему вас коллеге. В моём случае большую часть мусорного времени составляли именно эти две категории.

С первым понятно — слушаем аудиокнигу, а со вторым – вместо тенденции быть универсальным справочником, я решил, что вопросы лучше накапливать и разбирать во время летучек скопом. Обычно, до 99% информации находится в гугле или собственном мозге у человека (стоит лишь его встормошить) за короткое время.

Кроме того, с точки зрения дисциплины и ответственности, такой подход также предпочтительнее.

Не буду останавливаться на этом подробно, скажу лишь, что такая “по-пятиминутная” оценка своего времени сильно увеличила и мою эффективность и производительность, и моих ребят — оценить паразитические срочные дела (телефонные звонки, вопросы, е-мейлы, горящие реакции на баги, а так же на стороннее и не очень важное для проекта украшательство и вылизывание кода, прилепливание фич — код должен проходить проверки, и ревью против стандартов и спецификаций). Постоянные отвлечения и переключения внимания выводят из состояния потока и просто заставляют ещё лишние минуты, а то и десятки барахтаться, чтобы войти в прежнее русло.

«Вы можете делать что угодно, но не все» — Дэвид Аллен.

Однако, оставалась плавающая, третья, категория мусорного времени — когда под конец дня этот установленный самим собой режим хотелось нарушить и сидеть в интернетах вместо чего-то полезного.

Хотя это и странно звучит, но одним из подходов было заставить себя вместо траты этого времени на безделье тратить его в более продуктивном ключе — на тот же просмотр фильмов — но время от времени я не мог сам себя перебороть, прокрастинация брала надо мной верх, а в некоторые дни на меня скатывалось безрассудное отчаяние от того, как всё распланировано, и какие рамки и несоответствия им есть у меня. Как бы такой локальный “пинарик” не пинал меня, он время от времени меня и демотивировал и требовал выключиться из жизни на день-другой. День. Два дня. Неэффективных и безрассудных.

«Причиной всякой неудачи являются необдуманные действия» — Алекс Маккензи.

Тогда я снова начал рассуждать и анализировать, как же так стало получаться. Пусть и раз в месяц или два, но такие дыры были, и были стабильной тенденцией. Меня они не устраивали. Отсюда шестой тезис: эффективность управления временем не в количестве поддерживаемых дел, а в их качестве.

Я стал понимать, что чем дальше, тем хуже могу вести параллельные дела в день.

Грубо говоря, если мне за день следовало написать код, подготовить тренинг, заняться английским, посетить бассейн и прочитать несколько глав из профессиональной литературы, то эффективными из этих дел, продуктивными оказывались 2-3, а остальные — формально начатыми, как-то наспех сделанными, что влияло на ощущение от результата, что, в конечном итоге, отражалось и на моей подсознательной оценке своих действий. Да, конечно, я мог время от времени, как и раньше, сразу выполнить эффективно и 5 и 7 и больше таких ресурсоёмких и требующих концентрации проектов, но на протяжении каких-то непродолжительных интервалов времени, после которых и следовал срыв. Мой вывод стал таким, что следует планировать не только недельный список лягушек, но иметь план на день, в котором чётко будут обозначены не более трёх ключевых дел. Кстати, это наблюдение объяснило мне и просадку производительности в понедельник, когда зачастую оставались хвосты от выходных. Ведь отдых — это тоже активность, дело, занятие, а не довесок в «оставшееся время».

Тезис седьмой: переключайтесь полностью. Отведите своим делам ровно столько времени и те рамки, коих они заслуживают. Другими словами: не думайте о работе дома, а, приходя на работу — работайте. Не пересиживайте на работе, но и не сбегайте с неё. Уважайте свой выбор и дома, и на работе.

Неожиданное “лишнее время”, на чём-то сэкономленное, всегда можно заполнить важными делами. Установите правило: «Ваши рабочие часы — это ваше время, а не время вашего начальника и табельщика». Научитесь его ценить больше, чем другие — т.к. только вы знаете его истинную ценность, инвестируйте в себя.

Если работа у вас 8 часов в день, то посвятите это время тому, что наиболее коррелирует с вашими делами из сфер, связанных с работой. Если вы проводите время с семьёй, то и проводите его с семьёй, а не с общением с телевизором или рюмкой коньяка, а тем более не занимаясь параллельно подготовкой к предстоящему рабочему дню.

Ищите возможности. Переключайтесь. Разграничивайте.

Тезис восьмой: проводите ревизии время от времени. Сбор статистики и планирование — это хорошо, но недостаточно. Т.к. ваши цели и ценности могут меняться, рано или поздно придётся вносить изменения в таблицу, список целей и желаний. То же самое и насчёт коэффициентов. Тем не менее, всё равно будьте честны с собой, не подгоняйте цифры под результаты.

Тезис девятый: имейте всегда под рукой список дел. Если у вас нет такого списка, обязательно заведите. Я говорю не о списке регулярных дел, не о списке лягушек, а о каких-то одноразовых целях и задачах. Они могут быть как привязаны ко времени, так и нет. Он могут быть как привязаны к месту, так и нет. В любом случае, всегда держите его перед глазами и/или под рукой.

Сейчас не так уж и мало инструментов, которые позволяют управлять такими списками задач, и тот же Outlook вполне сгодится для этих целей, хотя мне ближе по душе простой, но доступный для любой платформы RememberTheMilk. Вносите задачу, если надо, указываете время и место, определяете сферу, приоритет. И время от времени просматриваете.

Главное, делайте это регулярно: формулируйте цели и дела как действия.

Добиться успеха — полдела; главное — это его удержать — Орисон Скотт Марден.

Тезис десятый: будьте в потоке! После появления чувства времени, ощущения его ценности (особенно ценности минут, проведённых с любимыми и/или с любимым хобби), вам непременно захочется следовать своим целям, ценностям, планам и быть при этом более гибким.

Снова по аналогии с водой — поток имеет огромную мощь, движущую силу и направление, при этом он не разбивается, а огибает препятствия и скалы.

Для достижения этого можно пробовать разные методики, можно учиться на ошибках — в любом случае, у вас больше будет получаться успевать сделать это эффективно. Это будет приносить удовлетворение и освобождать время на новые дела. Чем больше вы делаете, тем больше вы успеваете.

Так что под конец просто желаю удачи и желания поймать свою волну в управлении собой и своим временем. И, если вы ещё не вспомните мой первый тезис, то вспомните вечно актуальную китайскую поговорку:

Путь длиной в тысячу ли начинается с одного шага — Лао Цзы.

Источник: https://habr.com/post/177225/

Тайм-менеджмент: методики управления временем

От того, насколько успешно человек владеет методиками тайм-менеджмента, зависят его успехи в карьере. О том, как тратить времени меньше, а успевать больше, расскажем в этом материале.

Тайм-менеджмент – это навыки и приемы, применяя которые, человек грамотно планирует свое личное и рабочее время, правильно расставляет приоритеты в процессе решения задач, повышая свою продуктивность.

Владение приемами тайм-менеджмента особо необходимо руководителю, чтобы успешно управлять коллективом, каким-либо бизнес-проектом и компанией в целом.

Если у вас или ваших сотрудников есть проблемы с организацией рабочего времени, опозданиями и постоянными задержками при выполнении задач, вам помогут методы тайм-менеджмента. Сначала нужно выяснить, на что обычно вы тратите время. Поможет в этом методика «15 минут».

Суть методики: в течение дня каждые 15 минут письменно фиксировать все, что вы делаете.

Проанализировав записи за весь день, вы поймете, на что уходит ваше время, сколько в минутах и часах вы посвящаете непосредственно решению рабочих вопросов. На основе этого, вы сможете сделать выводы. Например:

Внутренняя мотивация – желание действовать исходя из личных убеждений и потребностей, стремление сделать все на высоком уровне и получить удовлетворение от результата.  

  • Слишком большой объем работы. Стоит пересмотреть список задач и оставить только самые важные. Можно делегировать часть дел другим компетентным сотрудникам. Тогда профессиональная деятельность будет эффективна, что положительно скажется на успехе всей компании.
  • Недостаток знаний, умений и навыков. Если сотруднику не хватает компетенций, чтобы качественно выполнять свою работу, имеет смысл повысить его квалификацию.

Рассмотренные ниже приемы и виды тайм-менеджмента можно применять как по отдельности, так и в комплексе.

Закон Парето

Экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал принцип, согласно которому 20 % усилий дают 80 % результата, а оставшиеся 80 % усилий – лишь 20 % результата.

Распределение времени с упором на самые эффективные действия приведет к успеху быстрее всего. Решить, на какие именно действия нужно делать упор, каждому профессионалу в своей области предстоит самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Концепция, помогающая выстроить работу по приоритетам. Американский президент Дуайт Эйзенхауэр предложил разделять все задачи на 4 категории.

АСрочные / Важные ВНесрочные / Важные
ССрочные / Неважные DНесрочные / Неважные

Свой список задач необходимо соотнести с предложенной схемой и сосредоточиться в первую очередь на решении задач из квадратов «А» (важные проекты с горящим сроком) и «В» (стратегические проекты, работа на будущее).

В квадрат «С» попадает ежедневная рутина, которую можно делегировать своим подчиненным.

К категории «D» относятся личные дела. Такими задачами можно заниматься лишь после того, как все важные дела будут закончены (или вообще их исключить).

Пирамида Франклина

Методика Бенджамина Франклина предлагает систему постановки любой цели и ее успешной реализации.

В основании пирамиды – миссия человека в жизни, как он ее ощущает. Исходя из своих ценностей, человек формулирует глобальную цель, связанную с творческой реализацией. А затем составляет планы ее достижения, фиксируя промежуточные этапы.

Планы могут быть долгосрочными (3 – 5 лет) и краткосрочными (1 месяц, 1 неделя, 1 день). Постоянная ориентация на глобальную цель даже в повседневных делах не дает тратить время впустую, размениваться на незначительные дела.

«Лягушка на завтрак»

Известный мотивационный автор Брайан Трейси в книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» рекомендует выполнять самое тяжелое и неприятное дело с утра, избавляясь от лишних стрессов, переживаний и прокрастинации. Такой переход от трудного к легкому и осознание того, что самое сложное уже позади, придаст заряд дополнительной мотивации на весь день.

Техника «Помидор»

Свое название этот прием получил от кухонного таймера в виде помидора. Суть ее сводится к тому, что человек максимально сосредотачивается и некоторый отрезок времени усердно работает, ни на что не отвлекаясь.

Важно, чтобы период времени был не слишком большим – до 30 минут.

Смысл этого приема в том, чтобы не дать мозгу переутомиться и при этом «выжать» из него по максимуму.

Примеры применения методик тайм-менеджмента на практике

Какие дела стоит включить в свое расписание? Как продуктивно подготовиться к совещанию? Почему внезапные проблемы лучше решать сразу? «Генеральный Директор» отвечает на эти и другие вопросы на примерах использования техники тайм-менеджмента.

Смотреть примеры

Современные технологии для тайм-менеджмента

Приложения для мобильных устройств

Evernote – удобный сервис для создания и хранения заметок. Программа позволяет добавлять в заметки фрагменты текста или всю страницу целиком, сохраняет графику, аудио- и видео файлы. Заметки можно сортировать, присваивать им метки. Преимуществом Evernote является адаптивность и возможность синхронизировать данные с разными устройствами.

Trello – приложение, которое дает возможность управлять проектами в небольших группах.

В функционале программы есть доски, карты, имеется возможность составлять списки заданий, назначать ответственного, контролировать выполнение работы, расставлять задачам приоритеты.

Участники проекта могут добавлять комментарии, вложенные файлы и делать пометки к картам. Интерфейс программы легкий и удобный как для личного пользования, так и для решения небольших бизнес-задач.

Wunderlist – еще один онлайн-планнер, в котором можно создавать и публиковать списки дел, устанавливать сроки и напоминания, назначать исполнителя, контролировать выполнение задач.

«Генеральный Директор» рекомендует: топ-5 книг по тайм-менеджменту:

  • Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей»;
  • Брайан Трейси «Мастер времени»;
  • Алан Лэйкин «Искусство успевать»;
  • Николай Мрочковский «Экстремальный тайм-менеджмент»;
  • Штаффан Нетеберг «Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут».

Электронные интеллект-карты (Mind maps)

Интеллект-карты – инструмент для создания презентаций, планирования задач, при объяснении нового материала, для запоминания больших объемов информации, при проведении мозговых штурмов. Они позволяют наглядно представить идею, проработать пути ее достижения, схематично сформулировать связи между задачами.

У пользователя есть выбор сайтов, на которых можно создать интеллектуальную карту любой сложности, добавить текст, графику, видео, вставить ссылки на другие ресурсы. Созданной картой можно поделиться с пользователями соцсетей, сохранить в удобном графическом формате, встроить на свой сайт.

Такие онлайн-сервисы, как Bubbl.us, Сoggle.it, Popplet.com достаточно просты в использовании и подойдут даже новичкам. На сайтах есть пошаговая видеоинструкция по созданию первой интеллект-карты. Кроме того, этими программами можно пользоваться бесплатно.

Профессионалы, которым нужны более сложные функции, могут попробовать Mindmeister.com, Lucidchart.com, Spiderscribe.net или любую другую программу в соответствии с конкретными техническими требованиями.

Вывод

Современный стремительный ритм жизни требует быстрых реакций, умения переключаться с задачи на задачу, держать в голове большие объемы информации. В таких условиях повышается ценность навыков тайм-менеджмента и умения правильно выстраивать рабочие процессы.

Инструментов и знаний для успешной организации личного и рабочего времени на сегодняшний день существует достаточно много, остается выбрать подходящие лично вам или вашему коллективу.

Источник: https://www.gd.ru/articles/9994-metodiki-taym-menedjmenta

Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем?

Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой. Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким. А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного.

Мы действительно хотим успевать всё. Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации. И ещё – системы тайм-менеджмента. Informburo.kz разбирается, что такое тайм-менеджмент, когда он помогает успевать делать всё, а когда оказывается бесполезным и неэффективным.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.

Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд – другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работает по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё. Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться.

Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом.

Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий.

Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить.

Если методика не работает, то не надо себя насиловать – просто поищите другую. А ещё лучше – понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать.

Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.

Как управлять временем

В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.

Планируйте: ставьте цели и задачи

Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель – общая и глобальная.

Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность.

Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.

Составляйте списки задач на день и более длительные периоды – неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.

Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.

Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.

Расставляйте приоритеты

Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.

Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

  • A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
  • В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
  • С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

  • срочные, важные;
  • важные, несрочные;
  • срочные, неважные;
  • неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить.

Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи.

Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами. Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному.

Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор». Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут.

Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители.

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.

Источник: https://informburo.kz/cards/taym-menedzhment-kak-nauchitsya-upravlyat-svoim-vremenem.html

Ссылка на основную публикацию