Планирование рабочего времени (дня)

Эффективное планирование рабочего времени на предприятии

Рабочее время — это время, которое любой работник посвящает выполнению свой трудовой функции. Его продолжительность регламентирует трудовое законодательство.

Планирование рабочего времени является неотъемлемой частью управления им, то есть тайм-менеджмента. Это модное сегодня слово означает не просто управление временем, а его эффективное планирование для достижения целей предприятия. Ведь время — это один из ресурсов, использовать который нужно рационально.

Зачем и кому необходимо?

Говорить об управлении временем не совсем корректно. Его течение не зависит от действий человека, оно не ускоряется и не замедляется.

Для любой компании планирование рабочего времени имеет и еще одно важное значение.

От того, какой фонд рабочего времени требуется для выполнения производственных задач, зависит численность сотрудников предприятия, а значит, и связанные с персоналом финансовые затраты.

Причины дефицита времени

Дефицит означает нехватку. В нашем случае — нехватку рабочего времени для выполнения поставленной перед конкретным сотрудником, подразделением или предприятием в целом задачи.

Можно выделить три группы причин, приводящих к дефициту времени:

  • личные качества руководителя;
  • действия руководителя;
  • независимые причины.

Личные качества руководителя, приводящие к потерям времени, могут проявляться в таких явлениях, как:

  • суетливость, то есть торопливое совершение беспорядочных действий;
  • постоянная спешка;
  • отсутствие полноценного отдыха из-за доработки дома.

Неграмотные же действия приводят к тому, что возникают:

  • низкая или отсутствующая мотивация у сотрудников;
  • нарушение коммуникации;
  • отсутствие ранжирования дел по степени важности;
  • неумение делегировать полномочия.

Независящие от руководителя причины, ведущие к нехватке времени у руководителя и его подчиненных, это:

  • слишком большое число заданий, дел, поручений;
  • незапланированные события (воры времени).

Эти причины, как правило, не возникают по отдельности. Они вытекают одна из другой.

В результате получается замкнутый круг, выбраться из которого позволит только правильное и рациональное планирование. И контроль за выполнением намеченных мероприятий и затраченным на них временем.

Какие задачи можно решить?

Планирование — это один из инструментов принятия различных управленческих решений. Оно предполагает постановку целей и определение путей ее достижения. То есть это своего рода возможность возможность заглянуть в будущее компании и решить, как именно и за какой срок туда можно добраться.

Планирование и управление рабочим временем позволяет решить следующие задачи:

  • повышение уровня эффективности деятельности:
  • контроль действий и затрат времени на них;
  • оптимизация рабочего графика;
  • совершенствование техник использования времени;
  • отсев неэффективных с точки зрения временных затрат видов деятельности;
  • рациональное планирование выполнения важнейших дел;
  • четкое разделение рабочего и личного времени.

Виды

Планирование времени на предприятии, как и любое планирование, может подразделяться на виды по различным критериям:

  • по охвату (общее и частное);
  • по содержанию (стратегическое, оперативное и текущее);
  • по объектам (кадровое, производственное, финансовое);
  • по периодам (краткосрочное, среднесрочное, долгосрочное);
  • по возможности изменений (жесткое и гибкое).

Планирование общего фонда

Планирование общего фонда невозможно без подсчета затрат рабочего времени. Для того чтобы понять, сколько требуется этого ресурса, используются различные методы.

Затем рабочее время необходимо нормировать, то есть, основываясь на результатах подсчета затрат и научно-обоснованных нормативов, вывести оптимальное время для изготовления одной единицы продукции или выполнения задания.

Нормирование — это ядро планирования общего фонда времени. Именно на его основе определяется количество необходимого персонала, затрат на заработную плату, критерии стимулирования.

Общий фонд состоит из:

  • календарного;
  • номинального (календарный без выходных и праздников, но с учетом укороченных предпраздничных дней);
  • эффективного (сколько один работник отработал в плановый период).

Индивидуальное

Не менее важным, чем общее планирование, будет и тайм-менеджмент каждого сотрудника.

Здесь важно знать, кому установить жесткий график, а кто сам знает как планировать свое время максимально эффективно. И все же есть несколько важных моментов.

Этот и другие важные принципы планирования индивидуального рабочего времени сформулировал Л. Зайверт.

Он не выделял принципиальных различий между руководителями и специалистами в плане эффективности использования рабочего времени. Но некоторые аспекты все же хотелось бы отметить.

Руководителей

Для руководителя навыки планирования особенно важны.

В этом и заключается его функция: ставить цели, определять временные рамки для ее достижения и контролировать результат, а также делегировать полномочия, избавляясь от тех дел, которые могут выполнить специалисты.

Специалистов

Специалист планирует свое время, опираясь на поставленные руководителем задачи. Для него большое значение имеют навыки самодисциплины.

Планирование рабочего времени на предприятии

Любой план должен быть зафиксирован письменно, иначе он не существует. Облегчить управление временем поможет электронное планирование. Использование современных технологий не только позволит наглядно представить список дел.

Современные гаджеты способны напоминать своим владельцам о важных мероприятиях.

Общие правила

  • План необходимо составлять с вечера и с утра вносить в него коррективы.
  • Все внесенные в план дела необходимо разделить по времени на кратко-, средне- и долгосрочные.
  • Объем дел должен быть реалистичным, не стоит пытаться объять необъятное.
  • Фиксировать не только цели, но и предполагаемые результаты.
  • Определять приоритеты.
  • Устанавливать точные сроки исполнения каждой задачи.
  • Делегировать полномочия.
  • Регулярно следует корректировать планы.

Что включать в план?

В план необходимо включить абсолютно все дела, которые предстоит сделать в течение дня. Это позволит ничего не упустить на следующих этапах.

Помимо поручений руководства, стоит включать и те дела, которые способствуют продвижению по карьерным ступеням. Например, повышение квалификации или творческую работу над проектом.

Расстановка приоритетов

Чтобы планирование времени действительно было эффективным, необходимо все внесенные в ежедневный (еженедельный, ежемесячный и т. д.) ранжировать по степени их важности и срочности. А затем выполнять в порядке убывания значимости.

Технология и методы

Наиболее часто для расстановки приоритетов и планирования времени используют такие методы, как Матрица Эйзенхауэра и Закон Парето.

Коротко это выглядит так:

  • все дела делятся на важные и срочные, важные и несрочные, менее важные и необязательные;
  • большую часть времени (до 80%) нужно посвятить наиболее важным и срочным;
  • делать это необходимо в начале рабочего дня.

Анализ эффективности

Проверить, насколько эффективно любой работник использует свое рабочее время, можно математическим путем. Для этого используют различные коэффициенты, например, экстенсивного использования времени.

Формула его расчета выглядит так:

Кэ = (общий фонд времени — перерывы в работе)/общий фонд времени.

Идеальное значение будет равно единице. Чем больше, Кэ от нее отличается, тем неэффективнее используется рабочее время.

Аналогично можно подсчитать коэффициенты потерь и затрат времени:

  • по вине работника и по независящим от него причинам;
  • на личные потребности.

Для этого в числитель формулы подставляется нужное значение (в минутах), а в знаменателе так и остается общий фонд времени. Здесь зависимость обратная. Чем ближе это значение к единице, тем нерациональнее расходуется рабочее время.

Примеры

Планирование рабочего дня, недели или иного периода во многом зависит от специфики профессии. Особенно, если она предполагает элементы творчества.

Рассмотрим, на что стоит обратить внимание представителям таких профессий, как юрисконсульт и менеджер в банковской сфере.

Для юриста

Особенностью этой профессии является участие в судебных заседаниях. Следовательно, рабочий график обязательно включает расписание судебных процессов и процессуальных сроков подготовки тех или иных документов. Это самые важные и неотложные дела.

Время встреч и переговоров с клиентами согласуется, исходя из оставшимися свободными промежутков. То что осталось в результате, тратится на аналитику и составление отчетов.

План на день будет выглядеть примерно так:

Время Жесткие сроки Гибкие задачи
9-00 Оперативное совещание
10-00 Написать отчет для шефа
11-00 Посмотреть еще раз документы к процессу N
12-00 Судебное заседание по делу N
13-00 Обед
14-00 Просмотреть договоры поставки
15-00 Встреча с А, составление иска
16-00 Подготовить апелляцию по делу К
17-00 Проверить сроки процессуальных документов

Для менеджера в банке

Рабочий день банковского менеджера по кредитованию будет состоять из нескольких блоков:

  • назначенные встречи, привязанные ко времени;
  • оформление договоров по результатам встреч;
  • холодные звонки с целью расширения клиентской базы;
  • подготовка коммерческих предложений и т. д.

Планировка дня такого сотрудника может быть следующей:

Утро Оперативка. Отчитаться за вчера, согласовать план на сегодня
Прозвонить список потенциальных клиентов на букву С
День Провести назначенные встречи с клиентами
Обработать поступившие кредитные заявки
Обзвонить заявителей, назначить встречи
Вечер Подготовить кредитные договоры на завтра
Заполнить ежедневный отчет
Спланировать звонки на следующий день

Важные рекомендации

И несколько советов напоследок:

  • Определяя важность задачи, стоит задать себе вопрос: «А что мне это даст?» И приступать к выполнению, только если ответ устраивает. Если же ответ не нравится, то вероятно, задачу можно пока отложить.
  • Первым делом, с утра, стоит выполнять самые неприятные, но важные дела.
  • Большие и сложные задачи лучше всего исполняются, если разделить их на маленькие и легкие.
  • Жизненно необходимо давать себе полноценный отдых от работы.

Источник: http://kadriruem.ru/planirovanie-rabochego-vremeni/

Секреты time-менеджмента, или Как планировать рабочее время продуктивно

Time-менеджмент, планирование рабочего времени или управление рабочим временем – важный навык делового человека. Успех чаще всего воспринимается как высокая результативность и как достижение значимых целей. Но не стоит забывать: время, потраченное с большой отдачей, – еще один ключевой критерий успешности.

Цели time-менеджмента

Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни.

Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться.

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.

https://www.youtube.com/watch?v=XKn0zzmtGQ4

Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.

Однако, соблюдение этого закона не догма. Наоборот, задача любого успешного человека – преодолеть инерцию этого правила, подчинить этот закон своим планам и установкам.

Цель time-менеджмента – организация рабочего времени, расстановка приоритетов, контроль за временем и трата его рационально.

Принципы планирования

Планирование всегда состоит из нескольких уровней:

  • стратегическое глобальное (планирование на несколько лет, это сверхцель или сверхцели, которые ставит перед собой человек)
  • стратегическое планирование на год или полгода (те общие задачи, которые медленно, но верно будут приближать человека к его основной, главной цели)
  • тактическое планирование на месяц и на неделю,
  • тактическое планирование на день.

К каждому из них предъявляются различные требования, методы time-менеджмента тоже заметно отличаются. Они очень индивидуальны и во многом формируются личностью самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование на день тоже, конечно, индивидуально, однако в этом случае в деловой сфере накоплен большой опыт управления временем. Главный принцип каждодневного time-менеджмента основывается на так называемой матрице Эйзенхауэра.

36 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр разработал матрицу приоритетов, чтобы оптимизировать свое загруженное рабочее время. Он понял: все дела, которые необходимо выполнить человеку за день, можно условно разделить на важные и неважные, срочные  и не срочные.  В результате образуется следующий квадрат с 4 зонами:

Самое сложное – распределить все обязанности и заботы в эти 4 группы: понять, какие дела на самом деле важные, а какие неважные. По мнению коучеров, важные дела те, что приближают нас к намеченной цели и связаны с планированием на год.

Первый квадрат в идеале должен быть свободным, потому что если он занят, то это говорит, что важные дела не выполнялись в срок и наступил цейтнот.

Неважные и несрочные дела (как правило, это социальные сети, бесцельные телефонные разговоры, компьютерные игры и т.п.) в идеале тоже можно смело отметать в сторону и концентрироваться на важных и несрочных, занимая в графике рабочего дня им ключевое место.

Читайте также:  С чего начать? путеводитель по сайту

Срочным и неважным делам можно находить оставшееся время или делегировать их исполнение коллегам или подчиненным.

Принцип Парето

Второй важный принцип согласуется с матрицей Эйзенхауэра и был назван в честь социолога Вильфредо Парето. Второе название принципа – принцип 20 /80, Парето еще в XIX в. заметил: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». С этим действительно трудно спорить: большая часть усилий не дает желаемых результатов.

Однако принять этот факт как данность и применять его не только к результатам, но и к потраченному времени, окажется весьма эффективным. Главное – найти эти 20% важной информации из письма или деловой беседы, которые принесут эти 80% результата. В течение дня среди круговорота дел вычленить эти 20% своих планов, выполнение которых принесет 80% успеха.

Еще один принцип time-менеджмента основывается на физиологии человека и учете его биоритмов. В течение дня человеческий организм функционирует неравномерно, кривая биоритмов выглядит примерно следующим образом:

Планируя рабочий день, важно учитывать время высокой работоспособности и обязательно оставлять время для отдыха и возможности расслабиться и отключиться, это позволить избавиться от отрицательных последствий дневного стресса.

Четвертый принцип планирования  может показаться противоречащим всему, что было описано выше, но его соблюдение будет способствовать мягкому, спокойному ощущению течения времени, чувству, что оно подвластно человеку.

План не может довлеть над человеком: вариативность и гибкость планирования – может быть, важнейшая установка time-менеджмента. Этот принцип подразумевает умение вовремя поменять планы, выстроить новые цепочки связей между событиями.

Практически это значит – фиксировать важные и срочные дела как основные, образующие остов дня, оставляя так называемые буферные зоны для возможных изменений, новых обстоятельств, непредвиденных срочных дел.

Одним словом, продуктивность и занятость нельзя смешивать, планирование позволит избежать ситуаций нехватки времени и грамотно выстроить приоритеты, от чего продуктивность рабочего дня существенно увеличится.

10 правил планирования рабочего времени

На самом деле правил может быть столько, сколько каждый человек может выбрать из предложенного ниже списка.

  • Правило уединения. На работе желательно иметь возможность оставаться в одиночестве: для этого закрыть двери, установить неприемные часы, включить автоответчик, попросить секретаря о тишине. Время для подобной работы можно установить утром или ближе к окончанию рабочего дня, когда рабочий настрой офиса снижен.
  • Правило рабочих блоков. Всю работу в офисе можно условно разделить на блоки: телефонные переговоры и деловая переписка, совещания и встречи с коллегами, оформление документации и работа с бумагами. Выполняя работу подобными блоками, мы экономим усилия, не переключаемся с одного вида деятельности на другой.
  • Правило небольших частей – правильных ломтиков. Большое, трудное дело, стратегическую задачу невозможно выполнить однократным приложением усилий, поэтому каждодневно и методично выполняя небольшие части крупного проекта, мы тактически приближаем глобальную цель.
  • Правило делегирования обязанностей. Умение делегировать полномочия – тоже часть time-менеджмента.
  • Правило регламента и  правило дедлайна. Установить четкие временные рамки деловой встречи, совещания или собеседования, а также рамки выполнения работы – значит сознательно и продуктивно нарушить закон Паркинсона, сделать его своим соратником.
  • Правило расстановки приоритетов. Постепенно можно выработать навык при возникновении новых дел и ситуаций мысленно присваивать каждому из них статус из матрицы Эйзенхауэра: срочное — несрочное, важное – неважное. Тогда приоритеты выстроятся автоматически.
  • Правило учета времени суток и биоритмов. Важные и срочные дела планировать лучше утром. Их выполнение будут создавать ситуацию успеха в течение рабочего дня. Планирование лучше осуществлять с вечера: по мнению психологов и коучеров, тогда подсознание за ночь само оптимально выстроит распорядок следующего дня.
  • Правило ведения записей: «Думай на бумаге». Записи необходимы: они организуют сознание, формируют наглядную картинку в голове, помогают контролировать себя в течение дня.
  • Правило итогов. Резюме в конце рабочего дня может создать ощущение успешности, продуктивности, поможет скоординировать свои действия и планы дальнейших дней.

Методы планирования рабочего времени

Основными методами time-менеджмента является ведение записей, календарей, карт рабочего дня. В этом случае за основу берётся один или несколько принципов time-менеджмента: создается общая схема, шаблон, который может быть адаптирован, использован конкретным человеком для своего распорядка и режима дня.

Одна из авторских методик изложена в книге Трейси Брайна и называется «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», она подразумевает разделение планов на положительно окрашенные, приятные обязанности и неприятные.

Если внимательно и сознательно проанализировать планы на день, то обязательно найдутся дела, которые выполнять не хочется (их условно можно назвать лягушками или жабами).

Именно эти дела нужно сделать в первую очередь: отбросить брезгливость и метафорически «съесть это дело-лягушку в первую очередь».

В добавление к этой методике еще один совет: чтобы послевкусие было еще приятнее, после лягушки можно «съесть дело-десерт»: сделать нечто приятное, любимое, приносящее удовольствие и радость на рабочем месте.

Интересная методика планирования рабочего дня предложена Александром и Дмитрием Цыглиными, представителями школы Франклина:

Видео о составлении карты на день

Современная форма составления планов на день – специальные программы для смартфонов и КПК (органайзеры), которые за основу берут календарь или возможности электронной таблицы, что позволяет отражать дату, время, указывать временные рамки каждого события, оставлять записи и комментарии, а также создавать не только тактические планы на день, но и видеть стратегическое движение к главной цели. Они мобильны, удобны и главное – эффективны в современных условиях жизни.

Примерные программы

Объединяя несколько методик и учитывая как можно больше принципов и правил time-менеджмента, можно создать шаблон программы.

Важно понять главное: перечень дел – это еще не план. Планом он станет только тогда, когда он сможет соответствовать правилу Брайана Трейси: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие».

Если потратить несколько минут, то будет ясно, какие дела можно объединить в блоки, какие дела слишком глобальны, но важны и несрочны (их, наоборот, разделить на «ровные ломтики»), какие дела можно считать «лягушками», какие станут приятным и вкусным «десертом». Можно изобразить их в виду схем или диаграмм, можно выкрасить в различные цвета.

9:00 – важные дела + дела-лягушки 10:40 – деловая переписка + важные и срочные дела 11:04 – совещания, планерки 11:34 – деловые переговоры по телефону, собеседования 13:34 – деловой обед 14:00 – буферная зона + важные и срочные дела 15:30 – важные дела + дела-десерты

17:00 – деловой ужин

Источник: https://delovoi-etiket.ru/psihologiya/1104-sekrety-time-menedzhmenta-ili-kak-planirovat-rabochee-vremya-produktivno.html

Планирование рабочего дня: эффективные советы

Очень часто можно встретить людей, которые постоянно жалуются, мол, у них совсем мало свободного времени, все расписано поминутно. Становится интересно: пожаловаться на дефицит времени люди смогли, а выкроить полчаса на то, чтобы передохнуть – нет возможности.

Создается какой-то резонанс, правда? Да, порою мы действительно заняты и даже не можем оторваться от работы, хотим все успеть, стремимся побыстрее закрыть график за месяц. А порою люди просто не умеют грамотно распределять  собственное время, которое, кстати, на вес золота.

Давайте поговорим про планирование рабочего дня.

Почему нам часто не хватает времени?

Дефицит временного ресурса можно встретить практически везде. Очень часто мы можем выполнить одно, но совершенно не успеваем сделать другое. Как же быть? Почему постоянно происходит нехватка времени?

  1. Спешка. Одна из основных причин его отсутствия – это постоянная спешка. Верно, если куда-то торопиться, то время проходит незаметно, а деле – ничего не получилось толком закончить. Люди забыли о том, что если действовать размеренно, то это будет лучшим умным шагом к тому, чтобы следить за временем и правильно его планировать.
  2. Торопливое принятие решений. Вроде бы и времени хватает на выполнение дела, но что-то все равно не так. Дело в том, что иногда можно встретить людей, которые не думают и принимают решение сразу же на месте. Частенько такие беспорядочные действия – совершенно не обдуманы. И это очень плохо. Суетливость в отношении принятия решения – очень плохое поведение. Вот почему нам кажется, что времени почти нет, ведь нужно решать то, третье, десятое – куда уж тут все успеть!
  3. Слишком много дел. Зачастую люди взваливают на себя огромное количество дел, которые хочется сразу же выполнить, но вместе с тем ничего толком не получается. Вроде бы и работа есть, но ее так много, что просто не справиться. Времени катастрофически не хватает, нужно сделать все по максимуму: красиво, отлично, в срок. Человек начинает паниковать, придумывать себе миллион «отмазок» о том, что навалилось куча дел, тем самым подтверждая, что и время было потрачено зря, и дико его не хватает его.
  4. Нарушение ранжирования дел по важности. Некоторые поступают следующим образом: берутся за то, что вроде бы в приоритете, но выполнить это дело – проще простого, т.е. за него можно взяться чуть позже. Так, откладывая на потом самые важные, весомые и серьезные моменты, люди выполняют то, что легко. Самое тяжелое остается под конец рабочего дня. Естественно, времени не будет хватать. Вот почему начинать следует в обратном порядке, чтобы не ощущалось дефицита времени: сначала самое сложное, а затем под конец – легкое.
  5. Неправильное начало дня. Да, даже утро может испортить абсолютно весь день. Казалось бы, да как вообще это может повлиять на планы? Очень просто! Например, вы проснулись с плохим настроением, завтрак подгорел, собака сгрызла блокнот, а сын отказался идти в школу. Как думаете, будет ли у вас после такого желание с энтузиазмом подходить к работе? Конечно же, нет. Более того, вы будете оттягивать момент, очень долго думать, реакция станет заторможенной, появится дикое желание спать, а еще на ум станут приходить разные мысли, лишь бы отвлечь вас от серьезных дел. Вот почему в итоге времени ужасно не хватает на планирование и правильное построение рабочего дня.

Основные правила планирования в самом начале дня

Отличное настроение на весь день. Правильно говорят, с какой ноги встанешь – так и пройдет весь день. Если быть в хорошем настроении с самого утра, но заряд положительных эмоций не заставит себя ждать.

Те, у кого шикарное настроение, добиваются успеха сразу же. Возьмите за привычку: просыпаться в отличном настроении, чтобы никто и ничто не смогло его вам испортить.

Можно даже начать свой день с трех важных вопросов, которые необходимо будет решить за сутки:

  • как именно сегодняшний день сможет сблизить меня с назначенной мною целью?
  • что мне необходимо сделать, чтобы извлечь из сегодняшнего дня максимальную радость?
  • что мне необходимо сделать, чтобы всегда поддерживать собственное тело в таком расположении духа?

Хороший плотный завтрак и никакой спешки. 90% людей счастливы только потому, что имеют возможность завтракать каждый день вкусно, плотно, некуда при этом не спеша.

Поверьте, такой старт нового дня не только пробуждает силу и энергию на весь оставшийся день, но и заряжают непередаваемыми эмоциями. Чтобы хорошо покушать и никуда не торопиться, нужно просто раньше ложиться.

Читайте также:  Инвестиции в недвижимость

Это главный секрет успеха и изюминка планирования рабочего дня.

Старт работы в одинаковое время. Чтобы максимально точно спланировать свой рабочий график и начать удачно день, необходимо начинать утро в одно и тоже время.

Организм постепенно становится дисциплинированным, а затем и вовсе будет сам просить то, к чему вы его приучили.

Тоже самое и с работой: постарайтесь объяснить своему организму, во сколько должна начинаться мозговая активность и рабочая суета, чтобы он был готов. Спустя время он сам начнет активничать и просить старт рабочего периода.

Никаких второстепенностей перед работой. Очень часто многие готовы заняться чем угодно, лишь бы не основным делом. Чтобы не было такой раскачки и можно было приступить сразу к делу, то не забывайте говорить себе твердое «стоп».

Планирование дня сразу же сбивается, как только человек начинает увиливать от основных дел. В итоге, все, что было поставлено в приоритет, сделано только наполовину.

Постарайтесь сначала выполнить все то, что очень нужно, а лишь затем решить второстепенные проблемы.

Принцип 70 на 30. 70% информации обязательно вписывайте в свой ежедневник: сюда входит точное время, что именно вы будете делать и до скольки.

30% остается в голове: например, место, где необходимо встретится, или имя друга, которому нужно отправить сообщение. Нервная система всегда должна быть максимально защищена от перегрузок.

Если на 100% вписывать в свой блокнот все то, что нужно, то могут в буквальном смысле слова вскипеть мозги. Поэтому, установите определенные рамки для планирования своего рабочего дня.

Основные правила планирования в середине дня

Подготовка к работе. Допустим, у вас есть большой стол, на котором, собственно, и кипит вся работа. Первое, что необходимо сделать – это убрать все ненужные бумаги и другие вещи с него.

Оставьте только то на столе, что вам пригодится в первую очередь. Лишняя информация, находящаяся перед вами, ни к чему хорошему не приведет и лишь поглотит ваше время.

Готовьтесь к работе так, чтобы все было готово безупречно.

Установка сроков. Порученное вам задание необходимо выполнить в срок, который вы просто обязаны обговорить. Действуйте в свою пользу и «выторговывайте» время так, чтобы и вам, и второму человеку, кто поручает задание, было максимально комфортно.

Если вы хотите уметь планировать собственное время, то без установленных сроков решения задач и их выполнения просто не обойтись. Если вы думаете, что не справитесь с работой – просто попросить срок чуть больше, пускай это будет запасом.

Допустим, вам необходимо подготовить интересный проект, на который по факту понадобится чуть больше месяца. Установите срок в 1,5-2 месяца, взяв время с запасом.

Отказ всем «срочным» второстепенным проблемам. Непредвиденные ситуации случаются частенько, на них просто невозможно не обратить внимание.

Но иногда неотложные моменты настолько мелочны, что могут и подождать, пока не решится какое-то более серьезное и глобальное дело, над которым вы, кстати, работаете.

Все, конечно, зависит от обстоятельств, но уважайте свое планирование, умея правильно и тактично отказывать абсолютно не срочным решениям.

Паузы важны. Работать без перерыва – очень неправильная вещь. Паузы в любом случае очень важны и нужны, чтобы тело отдохнуло.

Соблюдайте периодичность в продолжительности своей рабочей деятельности, регулярно останавливайтесь хотя бы на пару минут, когда чувствуете, что нужна передышка.

Планирование рабочего дня не подразумевает в себе лишь постоянную работу, не покладая рук. План включает в себя все вместе: и активность и отдых.

Каждый предмет любит свое место. Здесь все очень просто: поработав с чем-то, не забудьте положить предмет на его место. Вещь всегда должна возвращаться туда, откуда ее взяли. Такой интересный подход поможет экономить время в дальнейшей работе, вы не будете по нескольку часов искать то, что вам нужно, так как необходимая вещь уже давно на своем месте.

Плавное завершение дела. Не бросайте все, как только увидите финиш. Начатое дело всегда должно быть закончено до конца. Причем, финишная прямая должна быть медленной, с плавным подходом. Если все бросать резко, то ничего хорошего из этого не выйдет. Планирование рабочего дня считается идеальным, когда каждое дело аккуратно закончено, а по итогу сделаны небольшие выводы.

Минуты с пользой. Если в течение всего дня выдалась свободная минута, то не тратьте ее зря. Лучше откройте свое планирование и подумайте о том, что вам еще предстоит сделать, как именно вы возьметесь за работу и так далее. Другими словами, проводите свободное время с пользой, заполняя незапланированную пустоту занимательным делом.

1 час – для себя любимого. Среди плотного рабочего графика, который расписан по часам, обязательно выкраивайте время для себя любимого.

Это называется «закрытым» часом, когда человек отгораживает себя от любых дел, неважно насколько они срочные, и использует индивидуальное время для любого его провождения. Хотите покушать? Отлично, уделите этому целый час.

Желаете просто вздремнуть? Почему бы не прилечь, набравшись сил? Человеку нужен всего лишь 1 час, чтобы собраться с мыслями и дальше продолжить работать.

Перепроверка планов. Для того, чтобы рабочий день был выстроен по цепочке, не забывайте о том, что перепроверять себя тоже необходимо. Например, под конец рабочего дня можно в конец запутаться и перестать разбираться в каких-то вещах. Поэтому, всегда перепроверяйте себя, чтобы точно быть уверенным – все идет четко по спланированной вами схеме.

Основные правила планирования в конце дня

Несделанное – завершить. Вот теперь можно приступить к тем моментам, к которым еще вы не прикасались, но знали, что выполнить – проще простого. Завершив основной поток работы, обязательно переходите на второстепенные задачи, которые моментально решаются. Видите, день начинается с самого сложного и важного, а заканчивается второстепенными, но четко выполненными моментами.

Планирование следующего дня. Пожалуй, самое основное, что нужно сделать, завершая свой день и начиная новый.

Продумайте свое рабочий день, который будет завтра, распишите все то, что нужно выполнить в первую очередь, а только затем впишите дополнительные моменты.

И вообще, пускай у вас будет отличная привычка делать все заранее, а именно – составлять планирование рабочего дня перед сном, чтобы на утро все уже было готово.

Значимость активного образа жизни

Кстати, очень важно вести здоровый образ жизни, чтобы все было по полочкам. Видите, даже в планировании рабочего дня спорт помогает жить и двигаться к успеху.

Включив в свою жизнь фитнес, йогу или плавание, можно навсегда избавиться от усталости, плохого самочувствия и «расхлябанного» ненормированного графика. Как говорится, спорт дисциплинирует человека во всех смыслах.

Планирование рабочего дня станет теперь не только приятной привычкой, но и неотъемлемой частью жизнь, без которой невозможно двигаться дальше.

Видите, как, оказывается, легко и просто каждому распланировать свое время. Достаточно лишь составить схему работы, по которой вы будете дальше двигаться.

Обязательно соблюдайте все вышеперечисленные пункты, они уже проверены на деле. Эффективность методов равна 100%.

Максимально точно планируйте рабочий день, просыпайтесь в отличном настроении, заряжайтесь с самого утра энергией и не позволяйте своему телу уставать и переутомляться.

Источник: https://homeblogkate.ru/planirovanie-rabochego-dnya/

5 секретов эффективного планирования времени

Почему важно планировать свой день?

Скажите, насколько важно в современном мире планировать свое время?

Уверен, у каждого была ситуация, когда на повестке дня висит множество важных дел. Ты просыпаешься, полный энтузиазма и уверенности, что все успеешь с легкостью. Вот только сначала нужно проверить почту… и в Facebook буквально на пять минут.

Внезапно навалилось много мелких дел. Вроде бы и работаешь, но ничего из «важного» так и не сделано!  А здесь уже обед близко, да и устал маленько – какая там работа.

И что, уже конец дня? Как так-то, ведь я ничего не успел? Настроение ни к черту – день ушел в трубу.

К сожалению, планировать свой день не умеет большинство наших соотечественников. Поэтому огромное количество времени тратится на ерунду, которая в принципе не слишком-то и нужна.

Из-за отсутствия конкретного плана на день, неделю, месяц человек теряет драгоценное время, которое можно было бы использовать намного эффективнее и продуктивнее.

И конечно, получать от этого в несколько раз большие результаты.

Эффективное планирование рабочего времени – это залог успеха современного человека. Так как научиться планировать время правильно?

Мы собрали 5 наиболее результативных правил, которые помогут вам выжать максимум пользы из каждого прожитого дня. Выполняйте все необходимые дела с легкостью! 

А теперь перейдем непосредственно к советам, которые помогут вам правильно планировать свое время.

1. Пишите план задач

План на день должен обязательно присутствовать на бумаге. Идеальная память – это замечательно, но в середине активного и загруженного дня существует большой шанс забыть что-нибудь важное. Если список дел не записан на бумаге – значит, его не существует.

С вечера создайте список дел на завтра и разграничьте их по степени важности на две колонки. Первая – наиболее важные, которые должны быть выполнены в любом случае. Вторая – менее важные, которые можно отложить в случае резкого изменения приоритетов или форс-мажорных случаев.

Блокнот с задачами должен быть рядом с вами весь день. И по мере выполнения пунктов из списка их необходимо вычеркивать. Этим психологическим приемом, вы можете приучить себя достигать цели, как говорится, на автопилоте.

Ведь каждая выполненная задача – это маленькая победа. А чувствовать себя победителем приятно, и ваше подсознание будет к этому стремиться автоматически. Также мотивируйте себя на достижение целей, и выполнять их станет проще.

2. Планирование 70/30

Планировать абсолютно все время не нужно, ведь даже истинный педант не сможет придерживаться графика, в котором нет ни минуты люфта. В жизни может случиться всякое – и полчаса на замену спущенного колеса или лишних 15 минут в пробке смогут испортить так идеально распланированный день.

Поэтому планировать необходимо только 70% времени. Это поможет вам использовать свое время максимально эффективно, при этом, не ощущая стеснения и давления. И даже небольшие неожиданности не смогут повлиять на результаты прожитого дня. 

Определите необходимое количество времени для каждой задачи. Распланируйте рабочий день с учетом этого времени. Если же день прошел точно по расписанию, то оставшиеся 30% можно уделить другим задачам из списка или посвятить время себе самому или семье – это поможет расслабиться и получить удовольствие от реализованных задач.

3. Наиболее продуктивное время – до обеда

Старайтесь выполнить самые сложные и неприятные задачи безотлагательно, с самого утра. Этот прием называется «сначала съесть лягушку». Когда самая сложная и проблемная задача выполнена, то остальные кажутся совсем простыми и требуют меньше времени на выполнение. 

Старайтесь планировать свою работу так, чтобы до обеденного перерыва было выполнено примерно 65-70% всех запланированных задач на день. Утром мозг работает наиболее активно, что позволяет значительно сократить время на выполнение даже сложных задач. Это также поможет побороть лень, которая не дает заняться работой вплотную – нивелирует мотивацию и «рубит» достижения.

Во время обеда можно уделить время личным вопросам. К примеру, ответить на сообщения, сделать несколько личных звонков. На послеобеденное  время рекомендуется запланировать несложные задачи, которые не требуют большого количества усилий – встречи, ответы на письма и т.п. 

4. Отдыхать – необходимо

Сосредоточить свое внимание на одной задаче продолжительное время очень сложно. Особенно, если достижение поставленных целей требует большого количества умственных усилий. И чем дальше – тем сложнее удерживать свое внимание на достижении поставленных целей. Естественно, от этого падает продуктивность и увеличивается время выполнения задач. 

Читайте также:  Успешный человек… что значит быть успешным?

Отдыхать посреди рабочего часа нужно обязательно! Этот нехитрый шаг поможет вам прекратить терять свою энергию – оставайтесь в тонусе весь день. Вы можете подобрать удобную для себя схему отдыха, но наиболее эффективной считается 45/15. Это значит, что на 45 минут работы нужно уделять 15 минут отдыха. 

Исходя из этого принципа, у всех школьников уроки длятся по 45 минут. С помощью небольшой переменки мозг успевает снять стресс и отдохнуть. А это обеспечивает ему возможность сосредоточенно работать дальше.

Но это не значит, что во время такого мини-отдыха нужно плевать в потолок. Постарайтесь провести его с пользой. К примеру, сделайте зарядку для спины или глаз, проведите уборку за рабочим столом, почитайте книгу или интересную статью, выйдите на небольшую прогулку.

5. Анализируйте и планируйте реалистично

Что толку создавать десятки целей, если в сутках только 24 часа, и выполнять их все и в полном объеме будет нереально? Поэтому старайтесь планировать задачи, которые возможно выполнить в течение дня.

Поначалу это может показаться сложным – ведь заранее никогда не знаешь, сколько времени займет та или иная задача. Чтобы извлечь максимально полную информацию, в конце каждого дня записывайте, сколько задач вы выполнили из запланированных.

Как завершение дня делайте надпись: «Выполнено ХХ% задач». Она поможет вам определить, насколько адекватно вы ставите задачи.

Если каждый день они выполняются с легкостью, попробуйте увеличить их количество, а если многие задачи остаются нерешенными и переходят на следующий день – попробуйте уменьшить напряжение.

Помните – не нужно взваливать на себя объем задач, который не можете выполнить. Перестаньте откладывать задачи на потом и реально оценивайте свои возможности.Планирование времени – это важнейший навык современного человека. Этот навык можно и нужно совершенствовать.

И когда вы овладеете им сполна, то удивитесь, насколько быстро и легко можно решить задачи, которые раньше казались практически невыполнимыми. А чем быстрее вы справляетесь с работой, тем больше времени остается для удовольствий, хобби и семьи.

Используйте секреты планирования и сделайте свою жизнь проще. Успехов вам!

С любовью и уважением,
Евгений Дейнеко.

© Евгений Дейнеко

Источник: http://deyneko.tv/lichnost-na-million/5-sekretov-effektivnogo-planirovaniya-vremeni

Как эффективно планировать рабочее время

Вы наверняка обращали внимание на то, что у одних специалистов карьера идёт в гору, а другие, что называется, плетутся в хвосте офисной жизни. Кто-то успевает решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн.

Как утверждают специалисты, дело не только в быстроте реакции и общем профессионализме. Успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего времени.

Как же научиться использовать каждую рабочую минуту себе во благо? Читайте советы рекрутингового портала Superjob.ru.

Управляем своим временем

Свежим и настроенным на продуктивную работу Вы приходите в офис, включаете компьютер, проверяете почту, попутно вспоминая, что Вам предстоит сегодня сделать. Но пока Вы отвечаете на письма, начальник отвлекает вас мелким, но требующим времени поручением, а коллега эмоционально рассказывает о вчерашнем совещании у директора.

Тем временем Вам приходит ещё два письма с пометкой «срочно». Когда Вы, наконец, вспоминаете, что именно сегодня с утра должны были заняться подготовкой важной презентации, день уже перевалил за середину. Скорее всего, Вам опять придётся задержаться в офисе…

Знакомая картина? А ведь всего этого можно было избежать, накануне потратив пять минут на планирование дня. Конечно, это не избавило бы Вас от срочных писем, но всё же день был бы заметно более организованным. По данным Исследовательского центра рекрутингового портала Superjob.

ru, 23% экономически активных россиян не умеют планировать свой день. Между тем, по мнению специалистов по тайм-менеджменту, грамотное планирование – залог жизненного благополучия и, конечно, успешной карьеры. Составляя план дел на день, неделю, месяц, мы становимся организованнее, учимся ценить время и расставлять приоритеты.

Человек, планирующий своё время, сам управляет им, в отличие от тех, кто плывёт по течению.

Что нужно включать в план?

Как должен планировать своё рабочее время специалист, нацеленный на карьерный успех? Стратегический план на год или полгода должен каждый день превращаться в тактический план на день. Ежедневное планирование – секрет личной эффективности многих успешных людей.

Составляя план на день, запишите всё, что нужно сделать – от участия в совещании до поздравлений коллег или партнёров по электронной почте. И помните, для успешной карьеры нужно всегда делать немного больше или лучше, нежели от Вас ожидают.

К примеру, если руководитель поручил Вам систематизировать архивы отдела, сделайте это так, чтобы пользоваться результатами Вашего труда было не только удобно, но и приятно.

Кроме того, приучите себя вносить в план на день не только те задания, выполнения которых ждёт шеф, но и те, которые будут работать на Ваш личный имидж, принося Вам дополнительные «очки» в ежедневных офисных делах. Составлять список дел можно в обычном бумажном ежедневнике или в специальной программе на компьютере – это не имеет особенного значения. Главное – привести в порядок мысли и не забыть ни одного дела, которое требует Вашего внимания.

Расставляем приоритеты

Итак, список дел на день составлен. Теперь нужно расставить приоритеты – определить, что из написанного первостепенно важно (такие задачи обозначьте в плане буквой А), что важно, но не срочно (Б), и что желательно, но необязательно (В). Расставляя приоритеты, не забывайте: то, что работает на Вашу карьеру (Ваши инициативы, проекты, за которые Вы отвечаете лично и т.

д.), должно иметь первостепенную важность, то есть помечаться буквой А. Определившись с главным, подумайте, когда Вам будет удобнее всего выполнить то или иное дело. Работу, требующую сосредоточенности и погружённости, лучше всего планировать на то время, когда Вас не слишком часто отвлекают звонки и чрезмерно коммуникабельные коллеги.

Многие успешные люди давно взяли себе за правило делать что-то сложное или важное ранним утром, в тишине и спокойствии, пока рабочий день ещё не в самом разгаре. И, наоборот, задачи, решение которые требует контакта с коллегами, клиентами или партнёрами, будет легче выполнить в середине рабочего дня, когда все доступны для общения и настроены на деловой лад.

Тайм-менеджмент на службе карьеры

Довольно эффективное правило личного тайм-менеджмента, помогающее не держать в голове много мелких задач одновременно, звучит так: если дело занимает меньше трёх минут, его нужно сделать сразу, не откладывая.

Возникла необходимость позвонить клиенту, чтобы уточнить время встречи? Не раздумывайте, в какое время дня это лучше сделать – берите телефон и звоните. Следование этому принципу освободит Ваш ежедневник от лишних записей, а голову – от ненужных раздумий и планов.

Ещё одна весьма полезная заповедь – не делать несколько дел одновременно. И даже если лавры Юлия Цезаря не дают Вам покоя, не пытайтесь обсуждать по телефону условия контракта и в то же время вносить изменения в таблицу на мониторе компьютера.

Так Вы рискуете ошибиться в таблице и упустить что-то важное в телефонном разговоре. Иными словами, делайте важные дела последовательно, а не параллельно.

Гибкость или твёрдость?

План готов, приоритеты определены, и теперь Ваша задача – не сбиться с курса. Почти наверняка уже с самого утра у Вас найдётся масса других дел, важных и не очень. Руководитель может поручить Вам ответственные переговоры с клиентом, а коллеги – привлечь к составлению важного документа.

Что из этого важнее для жизненного и карьерного успеха, решать Вам. С одной стороны, нужно уметь не только составлять план на день, но и корректировать его по мере необходимости. С другой стороны, чтобы не утонуть во второстепенных делах, Вам рано или поздно придётся научиться говорить людям «нет».

Главная ценность

Ежедневное планирование учит нас ценить время. Человек, имеющий план на день, неделю, месяц или даже год, едва ли позволит себе ежедневно терять час, к примеру, добираясь на работу в метро. Скорее всего, это время он потратит на чтение профессиональных журналов или прослушивание подкастов на английском.

Ведь час в день – это двадцать (или больше) часов в месяц и как минимум 240 часов в год! Масса времени, которое можно и нужно провести с пользой для себя и своего профессионального развития.

Помимо всего прочего, ради успешного продвижения по карьерной лестнице Вам придётся научиться забывать о соблазнах интернета, таких как социальные сети, форумы, чаты и онлайн-игры. Исключение могут составлять лишь специалисты, ежедневная деятельность которых плотно связана с продвижением родной компании в виртуальном пространстве.

Остальным же мы настоятельно рекомендуем пользоваться социальными интернет-ресурсами дома, в свободное от работы время.

Успехов Вам в планировании рабочего времени!

Сделайте первый шаг к новой работе

поделиться поделиться класс твитнуть<\p>

Источник: https://www.SuperJob.ru/pro/5096/

Планирование рабочего дня: как успевать все | Читайте статьи журнала Директор по персоналу

Планирование и организация работы — ключ к дальнейшему саморазвитию. Об основных принципах и правилах ежедневного планирования читайте в статье.

Для чего нужно ежедневное планирование?

Не всем понятно, для чего нужно планировать свой рабочий день. Ведь каждый человек и без планирования знает, какие функции он выполняет и какие дела ему предстоят. Многие не видят смысла в составлении планов на день, поскольку всегда есть неожиданные поручения, способные спутать все заранее намеченные пункты.

Скачайте документы по теме:

Если сравнивать двух работников, выполняющих одинаковые функции и имеющих одинаковые способности, можно обнаружить, что объемы и качество выполняемой ими работы различны.

Один сотрудник успевает решить и текущие, и стратегические задачи, второй — не успевает выполнять даже срочные поручения и вынужден все время оставаться после работы. Лучшие результаты покажет тот, кто более организован. То есть тот, для кого процесс планирования является ежедневной обязанностью и потребностью.

Наличие плана даже на психологическом уровне заставляет человека мобилизоваться. У него есть зафиксированная цель и появляется внутренняя потребность в ее достижении.

Скачать документ >>>

Ежедневное планирование рабочего времени — полезный навык успешного человека. Планируя свой рабочий день, он всегда знает, какие дела ему необходимо выполнить и успевает сделать больше, чем тот, у кого никакого плана нет. Этот навык полезен для повышения личной эффективности HR-менеджера, рабочий день которого состоит из множества дел, как запланированных, так и спонтанных.

Методы планирования работы

Чаще всего на практике используют следующие методы планирования:

  1. принцип Парето;
  2. АВС-планирование;
  3. Метод Эйзенхауэра.

Принцип Парето определяется соотношением 80:20. Согласно ему, 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Этот принцип применительно к планированию процесса работы будет означать, что рабочий день следует начать с выполнения наиболее важных задач. В этом случае, затратив 20% рабочего времени можно выполнить 80% ежедневных заданий.

АВС-планирование заключается в расстановке приоритетов по степени убывания важности. Приоритетным делам присваивается категория А, менее приоритетным — категория В, наименее значимым — категория С. То есть, сначала следует выполнять самые приоритетные задачи, а потом те, приоритет которых ниже.

Метод Эйзенхауэра также применяется при планировании для определения степени важности поставленных задач с учетом отведенного для их выполнения времени. Порядок выполнения рабочих дел будет следующим:

  • сначала выполняются срочные и самые важные задания;
  • затем — срочные, но менее важные;
  • после этого — важные, но не очень срочные;
  • в последнюю очередь выполняются несрочные и неважные дела.

Источник: https://www.hr-director.ru/article/67091-planirovanie-rabochego-dnya-18-m4

Ссылка на основную публикацию