Методы и принципы тайм-менеджмента

Принципы и методы тайм-менеджмента

Вы здесь

Оглавление:

Английское выражение тайм-менеджмент означает организацию времени каждым человеком для скорейшего достижения поставленных целей. Как это ни странно звучит, надо научиться управлять своим временем, чтобы постоянно успевать выполнить все, что задумано на каждый день.

Что такое тайм-менеджмент, и кому он нужен?

Тайм-менеджмент – это управление временем, эффективное распределение рабочего времени с помощью:

  • определения задач, выполнить которые следует в ближайшее время;
  • постановки приоритетных заданий, имеющих первоочередное значение;
  • контролирования того, что удалось выполнить самому или коллективу в целом.

Методы тайм-менеджмента подходят абсолютно всем работающим людям начиная от рядового сотрудника и заканчивая руководителем предприятия. Причем распределение своего времени касается не только работающих людей – важно учить этому человека еще с детства. И сегодня все большее количество мам интересуются тайм-менеджментом для школьников, чтобы научить свое чадо правильно распределять задачи по времени, а этот навык ему очень пригодится во взрослой жизни.

Причины нехватки времени:

  • отсутствие желания выполнять какую-либо работу;
  • индивидуальная неорганизованность;
  • отсутствие материального стимула;
  • слишком длительная предварительная подготовка к конкретному заданию.

Если решить вопросы по устранению данных причин, то производительность во много раз возрастет и окупит затраченные средства.

Основы тайм-менеджмента

Основные принципы тайм-менеджмента – распределить свое время правильно.

Для этого рекомендуется каждый вечер составлять план действий на следующий день, отмечать, что уже сделано, и добавить вновь возникающие новые задания.

Именно вечером лучше видится, что следует завтра сделать в первую очередь. Рекомендуется рассчитать, сколько времени понадобиться для выполнения каждого задания по плану.

Руководителю среднего или крупного предприятия не рекомендуется взваливать на себя львиную долю заданий. Следует доверять персоналу значительную часть мероприятий, подробно разъясняя цели, задачи, правила выполнения заданий. Требуется проверять правильность и сроки сделанной работы. Таким образом, среди сотрудников можно выявить толковых помощников.

Основы тайм-менеджмента предусматривают список всех дел разделить на 3 группы:

  1. Проблемы, которые не терпят отлагательства. Количество срочных задач не должно превышать двух. И эти дела необходимо выполнить безотлагательно, на следующий день.

    Требуется подробно расписать:

  • цель выполнения данной работы;
  • как именно и кем конкретно будет выполняться работа;
  • в какие сроки, и в какой временной промежуток;
  • способ выполнения задания.
  1. Отделить важные, но не такие срочные дела в отдельную подгруппу. Их рекомендуется выполнять, если будет свободное время.

    Через несколько дней они станут первоочередными и переместятся в первый пункт.

  2. Выделить отдельно мелкие текущие дела, которые надо выполнять ежедневно, чтобы они не накапливались.

Также следует выделить определенное количество времени на внезапно появившиеся срочные дела, чтобы в случае форс-мажорных обстоятельств не оставлять без выполнения срочные проблемы. Если все идет по плану, и срочные дела не возникли, этот промежуток времени можно занять решением других текущих задач.

На следующий день желательно стараться уложиться в заданное время, выполняя запланированные мероприятия.

Планирование времени, как способ самоорганизации, важен не только на производстве, но и в домашних делах. Придерживаясь предварительно составленного расписания, можно значительно быстрее сделать домашнюю работу, освободив достаточное время для занятий с детьми и своего хобби. Именно поэтому тайм-менеджмент для женщин и мам так важен.

Если человек умеет учитывать время дома, то эти навыки пригодятся ему и на работе.

Видео о правилах тайм-менеджмента

Как теорию применить на практике?

Основные правила тайм-менеджмента заключаются в том, чтобы каждый человек смог поставить себе:

  • реальную цель, имеющую определенные сроки выполнения;
  • уметь среди множества предстоящих дел выбрать наиболее важные и срочные, запланировав их выполнение на завтрашний день;
  • знать и успешно использовать инструменты тайм-менеджмента: еженедельник, план, делегирование дел сотрудникам;
  • повторение учения тайм-менеджмента до тех пор, пока применение знаний не войдет в привычку.

Тренируясь изо дня в день, человек постепенно изменяет отношение к рабочему времени:

  • повышается производительность труда;
  • появляется время на семью и отдых;
  • улучшается материальное положение;
  • видя свои результаты, появляется интерес к выполняемой работе, даже если она однообразная.

Что делать, если накопилось слишком много дел?

Самое подходящее время для начала работы – утро. В это время умственные и физические возможности человека активируются по максимуму. Экстремальный тайм-менеджмент учит, как следует поступать в условиях «аврала», когда скапливается много дел, требующих немедленного реагирования одновременно.

Видео о книге «Экстремальный тайм менеджмент»

Для начала рекомендуется воспользоваться подробным планированием своих действий с учетом помощи всего коллектива:

  1. Распределить обязанности между сотрудниками и проследить, как они выполняются, сколько времени затрачивается на определенную работу.
  2. Руководителю следует выделить несколько часов на просмотр электронной почты, проверку результативности работы коллектива. Постараться, чтобы это занятие происходило всегда в определенный промежуток времени, избегая помех со стороны персонала и партнеров по бизнесу.
  3. Если запланированное мероприятие выполняется в течение нескольких минут, то следует его выполнить немедленно.
  4. Не рекомендуется откладывать начало действия на потом, так как это, скорее всего, означает – никогда.
  5. Планируя действие, следует ставить немного завышенные цели, чтобы лучше использовать выделенное время.
  6. Не рекомендуется задерживаться на работе или брать задание на дом. Нехватка времени для выполнения производственного задания – первый признак неумения правильно использовать рабочее время.
  7. Результативный тайм-менеджмент невозможен без регулярного отдыха, поэтому при планировании следует учитывать время на отдых.

Корпоративный тайм-менеджмент

Практическое применение концепции тайм-менеджмента наиболее полно и понятно определил консультант Джерард Харгривес:

  • рекомендуется планировать рабочее время с выделением наиболее важных дел для выполнения их в первую очередь;
  • наиболее сложную работу следует выполнять в промежуток времени, позволяющий лучше сконцентрироваться, чтобы никто не отвлекал;
  • для каждого дела следует выделить определенное количество времени и посвятить его только тому, что спланировано;
  • производственные совещания и собрания следует начинать в точно назначенное время, не ожидая опоздавших сотрудников;
  • самые важные и трудные проблемы следует решать по утрам;
  • встречи с партнерами лучше назначать на дневное время;
  • следует стараться выполнить в течение дня все намеченные мероприятия, оставив определенный промежуток рабочего времени для вновь возникших неотложных дел.

При планировании мероприятий желательно использовать бумажный носитель – ежедневник тайм-менеджмента. Не следует покупать объемный фолиант, лучше небольшую и удобную для ношения при себе книгу.

Мысли, записанные на бумаге, приобретают больший вес и практичность, чем сохраненные в голове.

Тем более что во время сна подсознание человека продолжает работать, подсказывая порой верное решение сложной проблемы.

Планировать на завтра следует 60% текущих дел, оставляя 40% на непредвиденный случай.

Человек, который хочет добиться больших успехов в работе, а, значит, получать больше денег за свой труд, заинтересован в том, чтобы как можно лучше изучить корпоративный тайм-менеджмент для грамотного распределения своего рабочего времени.

Десятки книг, написанных на эту тему, учат эффективно использовать время, чтобы всегда успевать сделать все запланированные дела, решать проблемы по мере их возникновения.

А Вы уже начали следовать правилам тайм-менеджмента? Помогает ли он Вам? Расскажите об этом в комментариях.

Источник: https://www.rutvet.ru/in-principy-i-metody-taym-menedzhmenta-8334.html

Законы и принципы тайм- менеджмента

Вопросы к зачету

Законы и принципы тайм- менеджмента.

Тайм-менеджмент — это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени , это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе– чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Фиксируйте цели письменно. Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%. Дробите большие задачи.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.Он называется принцип SMART.

Согласно данному принципу цель должна быть: конкретной / измеримой/

достижимой за определенный период / актуальной / ограниченной во времени /

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

Один из методов фиксации называется «Диаграмма Ганта».

Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется«Матрица Эйзенхауэра».

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории:

· срочные и важные;

· важные, но не срочные;

· срочные, но не очень важные;

· неважные и несрочные.

Закон Парето:

20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента.

Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом— планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Планирование времени и целеполагание: определение ценностей, постановка задач, расстановка приоритетов.

Необходимо определиться — для чего именно вам нужен тайм-менеджмент

Расстановка приоритетов — это процесс, позволяющий отсортировать все цели и задачи в порядке убывания их важности.

· срочные и важные;

· важные, но не срочные;

· срочные, но не очень важные;

· неважные и несрочные.

Подготовив список ближайших задач, нужно выделить из него те, первоочередность которых не вызывает сомнения. Это обычно проблемы, без решения которых нельзя будет выполнить другие, зависящие от них задачи.

В зависимости от поставленных целей во многом будет определяться дальнейшая стратегия вашего тайм-менеджмента.

3) Принципы и правила рационального планирования времени. Условия хорошо сформулированного результата.

Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.

Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы.

При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.

Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.

По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето).

В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.

Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»).

Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории «А» (ЦДФ).

Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).

Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.

Модель SMART.

Технология SMART (СМАРТ) — современный подход к постановке работающих целей. Система постановки smart — целей позволяет на этапе целеполагания обобщить всю имеющуюся информацию, установить приемлемые сроки работы, определить достаточность ресурсов, предоставить всем участникам процесса ясные, точные, конкретные задачи.

Specific: Конкретный.

Цель по SMART должна быть конкретной, что увеличивает вероятность ее достижения. Какого результата я хочу достичь за счет выполнения цели и почему?

Кто вовлечен в выполнение цели?

Существуют ли ограничения или дополнительные условия, которые необходимы для достижения цели?

Всегда действует правило: одна цель — один результат.

Measurable: Измеримая цель

На этапе постановки цели необходимо установить конкретные критерии для измерения процесса выполнениях цели. В постановке измеримой цели помогут ответы на вопросы:

Когда будет считаться, что цель достигнута?

Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?

Какое значение у данного показателя должно быть для того, чтобы цель считалась достигнутой?

Relevant: Значимый

Для определения значимости цели важно понимать, какой вклад решение конкретной задачи внесет в достижение глобальных стратегических задач компании.

В постановке значимой цели поможет следующий вопрос: Какие выгоды принесет компании решение поставленной задачи? Если при выполнении цели в целом компания не получит выгоды — такая цель считается бесполезной и означает пустую трату ресурсов компании.

Иногда Relevant заменяют на Realictic (реалистичный).

Суть проблемы

Основная проблема нехватки времени – его неграмотное распределение. Большинству компаний свойственны следующие распространенные ошибки:

1. Работа без четкого плана. Вы беретесь за все подряд, не доделывая начатое, забывая о важных делах в пользу менее значимых. Все это ведет к снижению эффективности работы компании. Если у руководителя нет плана, работа, скорее всего, окончится крахом.

2. Неправильная оценка своих способностей и времени, затраченного на работу.Если не рассчитать, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи, менеджеры не смогут выполнить план на день, а потом и еженедельный и ежемесячный планы.

3. Отсутствие активности работника. Каждый работник должен выполнять только ту работу, которая входит в сферу его компетенции. Кроме того, сотрудник должен быть предельно мотивирован на то, чтобы выполнять свою работу качественно. К тому же нельзя избыточно перегружать рутинной работой (если это не является основной обязанностью), а это снижает эффективность.

4. Постоянная спешка. В спешке мы забываем о качестве выполненной работы и упускаем многие детали.

5. Нет мотивации. Мотивация крайне важна в любой работе, а лучшая мотивация – это денежное вознаграждение и достижение общей цели. Если же сотрудник не мотивирован, он будет медлителен и не внимателен к своей работе.

6. Нечеткость постановки задачи. Из-за неправильно поставленной задачи сотруднику приходится тратить время на уточнение нюансов и переделку уже сделанного. Время эффективной работы значительно уменьшается.

Организация рабочего места.

Рабочее место — первичное и основное звено производства, рациональная его организация имеет важнейшее значение во всем комплексе вопросов научной организации труда. Именно на рабочем месте происходит соединение элементов производственного процесса — средств труда, предметов труда и самого труда.

На рабочем месте достигается главная цель труда — качественное, экономичное и своевременное изготовление продукции или выполнение установленного объема работы.

Организация рабочего места означает его обеспечение средствами, предметами труда и услугами, необходимыми для осуществления трудового процесса.

Основная цель организации рабочего места — достижение высококачественного и экономически эффективного выполнения поставленных задач в установленные сроки на основе полного использования оборудования, рабочего времени, применения передовых методов труда с наименьшими физическими усилиями, создания безопасных и благоприятных условий ведения работ. В зависимости от специфики производства на организацию рабочих мест влияют и другие факторы: соотношение элементов умственной и физической работы, степень ее ответственности.

Творческая лень

Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень— это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Ее причинами могут быть:

— Переутомление, объективная вымотанность организма

— Несоответствие нашего «должен» нашему «хочу»

— Интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи.

Эффективный сон

Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.

Рекомендуют найти и применять оптимальный именно для вас способ переключения в режим сна. Например, в последние полчаса час перед сном — спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения и т.п. Занятие может быть каким угодно, главное, чтобы оно помогло вам разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный ритм.

16) Жестко-гибкое планирование рабочего времени.

Любое дело, которое вы планируете сделать к определенному времени называется жестким. Например, на работе в 12:00 отправить важные документы «Сказано — сделано» — это концепция жесткой задачи.

Гибкие задачи мы выполняем в порядке их значимости, сначала самые важные, затем менее важные. Чем хуже будут последствия от невыполнения дела, тем оно важнее. Таким образом, список гибких дел можно разделить на несколько частей:

А. Сделать обязательно, если их пропустить будут серьезные последствия. Например, получить подпись начальника отдела в течении этой

Б. Сделать желательно, но в крайнем случае можно отказаться, при этом будут небольшие неприятности. Например, если не починить принтер, будут небольшие неприятности, —придется идти на другой этаж и распечатывать на другом принтере.

В. Сделать неплохо, неприятных последствий не будет. Например, навести порядок на рабочем столе и рассортировать документы по важности

17) Германская методика планирования времени. (Метод “Альпы”).

Метод Альпы — один из методов тайм-менеджмента для составления списка дел дня с определением их приоритетов.

Вопросы к зачету

Законы и принципы тайм- менеджмента.

Тайм-менеджмент — это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени , это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе– чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Фиксируйте цели письменно. Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%. Дробите большие задачи.

Источник: https://cyberpedia.su/17x86ee.html

Как эффективно управлять своим временем: основные принципы тайм-менеджмента

Все про него слышали, но мало кто решался внедрять в жизнь. А зря: тайм-менеджмент одинаково нужен и руководителю, и офисному сотруднику, и домохозяйке. То есть всем, кто относится к своей жизни ответственно и серьезно.

В этой статье расскажем об основных принципах тайм-менеджмента и посоветуем несколько практик.

Теория: 5 основных принципов тайм-менеджмента

Если вы введете в гугле «принципы тайм-менеджмента», то потеряетесь в изобилии теорий. Все книги по тайм-менеджменту говорят об одном и том же, только под разными углами. Изучив их, мы выделили следующие 5 основных принципов:

Планируйте. Когда цель четкая, ее легче достигнуть. Составьте списки: на день, неделю, месяц, год. Это поможет оценить объем задач.

Расставляйте приоритеты. «Не знаю, за что хвататься». Знакомо такое состояние? Выделяйте ключевые задачи, отсеивайте лишнее, делегируйте. Если не знаете, как делать последнее, прочитайте статью о том, как научиться делегировать.  

Найдите мотивацию. Вы спланировали работу, но не хватает мотивации. Обманывайте свой разум: обещайте себе за выполнение недельных планов бонус в виде приятной покупки. «Настраивайтесь» на выполнение сложных задач — придумайте ритуалы, например, составляйте план задач за чашкой кофе в любимой кофейне.

Уберите лишнюю информацию. Взявшись за работу, отключите уведомления соц.сетей. Не отвлекайтесь на лишние разговоры. Выделите отдельное время для проверки почты. Все это отнимает рабочее время и отдаляет выполнение важных задач.

Не забывайте отдыхать ответственно. Не забудьте запланировать отдых: час работайте — 15 мин пообщайтесь с коллегами. Следите за качеством своего отдыха: чем потратить перерыв на свайпы в инстаграме, куда лучше сделать разминку или прогуляться на свежем воздухе.

Практика: 5 способов управления временем

Придерживаясь основных принципов тайм-менеджмента, вы можете сами спланировать свою работу. А можете взять за основу одну из известных методик.

Getting Things Done (в переводе — «доведение дел до завершения») разработал теоретик продуктивности, Дэвид Аллен. Чтобы освободить разум от лишней информации, Дэвид советует перенести ее на внешний носитель, — ежедневник, электронный сервис, заметка в телефоне.

Хронометраж На что вы тратите свое время? 6 часов работы, 3 часа на дорогу, пару часов в соц. сетях…Без погрешности едва ли вы сможете назвать точные цифры. Суть метода «хронометраж» в записи всех действий и времени, потраченного на них. Уже спустя несколько дней практики вы увидите, сколько время тратите впустую и сможете пересмотреть расход.

«Метод помидора» — техника тайм-менеджмента из 80-х. Предлагает разбивать задачи на 25-минутные периоды («помидоры») и сопровождать их пятиминутными перерывами. После каждого 4-ого «помидора» нужно сделать длинный перерыв — 15-30 минут.

SMART ( в переводе — «умный») методика, которая отвечает основному принципу тайм-менеджмента — планированию. Это способ формулировки целей. Слово smart — аббревиатура, где каждая буква определяет цель:

  • Specific — конкретная
  • Measurable — измеримая
  • Achievable — достижимая
  • Relevant — релевантная
  • Time bounded — ограниченная во времени

«Матрица Эйзенхауэра» —  четыре типа задач, которые делятся осями важности (по вертикали) и срочности (по горизонтали). В матрицу нужно записывать все задачи, и тогда вы сможете понять — что необходимо сделать в первую очередь, что – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.

Вам остается только выбрать наиболее подходящую для вас методику. Если в процессе планирования, вы выявили рутинные задачи, которые отнимают кучу времени, доверьте их решение Делегатору24. Это сделает вашу работу еще эффективнее.

Есть подобные задачи? Напишите нам!

Спасибо за заявку!

На указанный Вами e-mail мы отправили приветственное письмо. Если его нет во входящих, проверьте папку СПАМ.

Вы можете сразу поставить первую задачу на почту test@delegator24.planfix.ru

Источник: https://delegator24.ru/blog/printsipyi-taym-menedzhmenta/

Тайм-менеджмент: инструменты и методы регулирования

Тайм-менеджмент – это технология, позволяющая организовать собственное время и повысить эффективность его использования. Ошибочно полагать, что в упорядочивании своего времени нуждаются только руководители, менеджеры и офисные работники. Все, у кого запланировано более 4-х день на день, могут воспользоваться этой системой.

Большую пользу может принести тайм-менеджмент для мам, ведь любая женщина в декрете может пожаловаться на нехватку времени.

Содержание статьи

Те, кому уже знакомы методы тайм-менеджмента, сумели сэкономить треть своей жизни. Остальные вынуждены жить в постоянном стрессе, когда дел столько, что не знаешь за что хвататься.

Изо дня в день, из года в год, существуя в атмосфере аврала и жесткого цейтнота, вы рискуете попасть в больницу с нервным срывом.

Поэтому прямо сейчас примите решение о повышении производительности своего труда и эффективном управлении собственным временем.

Это довольно объемное понятие, которое включает в себя:

  • постановку целей;
  • планирование и упорядочивание времени;
  • распределение задач и управление возможностями;
  • анализ затрачиваемого времени;
  • оформление времени;
  • расстановка приоритетов;
  • компиляция списков и др.

Искусство успевать имеет огромное значение не только для работающего человека, но и для женщины-домохозяйки.

Чтобы научиться эффективно управлять своим временем, необходимо подготовить себя психологически, а это значит, что:

  • в первую очередь нужно успокоиться и перестать спешить. Ведь известно всем, что скорость решения какой-либо задачи прямо пропорциональна степени спокойствия;
  • перестаньте бояться не успеть куда-либо прийти или что либо-сделать. Если приняли решение делать – приступайте, в противном случае лучше и не начинать;
  • распределяйте обязанности. Обращайтесь за помощью к родственникам и близким людям. Если такой возможности нет, прибегните к услугам соответствующих организаций;
  • фиксируйте свои проблемы на бумаге;
  • не хватайтесь за несколько дел одновременно;
  • организуйте свой день так, чтобы была возможность переключиться с одного крупного дела на другое. А что касается мелких дел, то для достижения цели они должны требовать минимального вашего внимания;
  • тайм-менеджмент как система управления временем обязательно включает отдых. Именно от того, сколько времени вы потратили на сон и отдых, будет зависеть ваша работоспособность.

Что нужно знать о принципах тайм-менеджмента? Первое что специалисты по управлению собственным временем советуют – это планировать все дела на бумаге. Работая со списком запланированных дел, вы сможете повысить свою производительность на 25%.

Список задач на завтра нужно готовить с вечера: тогда, придя на работу, вы будете знать, с чего вам начать.

В течение дня в этот список можно вносить коррективы, учитывая важность ранее запланированных дел. Как только очередная задача из списка будет выполнена, ее можно вычеркнуть и с большим энтузиазмом и энергией переходить к выполнению следующей.

Всегда планируйте свои дела по принципу «от большего к меньшему»: долгосрочные дела решайте раньше краткосрочных и отводите на решение каждой задачи определенный срок. Не думайте, что планирование для повышения личной эффективности займет у вас много времени: потратив на составление списка 10% собственного времени, вы сэкономите 90% при решении проблем в течение дня.

Используя инструменты тайм-менеджмента, очень важно определить самое главное дело. Расставить приоритеты позволит метод АБВГД. То есть у каждой задачи в списке будет своя буква, указывающая на приоритет ее выполнения. Самое важное дело с серьезными последствиями в случае невыполнения будет отмечена буквой «А».

Пока оно не будет выполнено, переходить к решению задачи под маркировкой «Б» нельзя и так далее. Начав решать какую-то задачу, доводите начатое дело до конца. Если вы будете бросать это дело и постоянно к нему возвращаться, это не будет способствовать повышению личной продуктивности и даже наоборот, снизит ее в 5 раз.

Важно сначала решить те задачи, которые принесут наибольшую выгоду и результат. Если вы знаете, что отложить это дело на потом никакой возможности нет, приступайте к его выполнению немедленно.

Потом переходите к решению важных, но не срочных дел.

Такие дела имеют свойство становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать, поэтому для их выполнения нужно предусмотреть временной резерв.

Количество срочных, но неважных задач в своем распорядке необходимо стараться свести к минимуму и это как раз тот случай, когда пригодится чья-то помощь. А несрочные и неважные дела из списка можно вообще вычеркнуть.

Система тайм-менеджмента для организации собственного времени советует научиться отказывать тем, кто пытается переложить на вас решение своих задач, не входящих в список избранных вами приоритетов.

Вы и сами должны искать способы отказаться от тех бесполезных дел, которые просто пожирают ваше время. К примеру, прекратите сидеть на форумах и социальных сетях, а взять за правило делать это только по окончании всех дел, к тому же это будет отличным стимулом закончить все как можно быстрее.

Если вы поймете, как использовать свое время с наибольшей пользой, вы удвоите собственную производительность.

Следите за чистотой своего рабочего места и регулярно очищайте свой стол от ненужных бумаг и мусора. При виде все больше увеличивающегося объема работы не паникуйте, а спокойно скажите себе, что вы не робот и сможете сделать только столько, сколько сможете.

Главное – составить список очередности решения проблем и приступить к этому. Не работайте до изнеможения. Ведь чтобы оставаться в строю, вы должны хорошо выглядеть и хорошо себя чувствовать, а значит, в вашей жизни всегда должно находиться время для отдыха и личной жизни!

Источник: https://mjusli.ru/psihologija/poznaem-sebya/tajm-menedzhment-zakony-upravleniya-sobstvennym-vremenem

12 основных принципов правильного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент позволяет контролировать своё время с помощью умения выделять первостепенные дела из всего потока и расставлять приоритеты важности другим делам. Как только человек научится это делать, он забудет о суете и опозданиях.

В условиях развития цивилизации большинство жителей мегаполисов и простых городов перегружены делами. От такого напряжения у человека появляется вялость, плохое настроение и отсутствие желания к чему-либо стремиться. Устранить эту проблему можно, овладев навыком эффективного планирования своего времени и основным принципам управления жизнью.

Правильная организация времени

Мы рассмотрим 12 самых главных принципов тайм-менеджмента, которые помогут вам научиться эффективно управлять своим временем.

  1. Определённые часы работы. У людей разные биоритмы. Нужно понаблюдать за своим организмом и определить, в какое время вы максимально активны. Именно тогда можно сделать очень много дел за короткий срок, работая наиболее эффективно.
  2. Расстановка приоритетов. Критерии значимости человек определяет в соответствии с потребностями. Здесь может сыграть роль финансовая мотивация, значимость задачи и другие факторы.
  3. Анализ информации. Чтобы не тратить кучу времени на поиски сведений, нужно овладеть навыком беглого изучения текста, техникой быстрого чтения и выделять только необходимые данные.
  4. Сосредоточение на одном деле. Продуктивность растёт, если не держать в голове множество задач одновременно. Не начинайте новое дело, если не завершили предыдущее.
  5. Доведение до автоматизма монотонных процессов. Постоянную работу, на осуществление которой требуется немало времени, нужно автоматизировать. Есть разнообразные устройства и инструменты, упрощающие жизнь. Делегирование таких задач еще больше упростит ваш тайм-менджмент.
  6. Первоочередная реализация сложных и трудоёмких задач. Практика показывает, что этот способ крайне результативен. Он помогает освободиться от чувства неудовлетворённости в конце дня. При замещении дел, приближающих к цели, ненужными, вы не развиваетесь. День проходит напрасно.
  7. Работа в офисе. Специалисты утверждают, что далеко не каждый продуктивно трудится дома из-за отвлекающих факторов.
  8. Составление плана. Планирование нужно начать с долгосрочных дел и постепенно перейти к остальным. Сложные задачи лучше разбить на этапы, чтобы более эффективно управлять временем.
  9. Умение отказывать. В жизни присутствуют люди, которые не способствуют вашему росту. Нужно научиться без страха ограничивать с ними общение. В итоге вас будут окружать только единомышленники.
  10. Порядок на рабочем месте. Есть мнение, что беспорядок – особенность творческой личности. Но у успешных людей на столе всегда чистота, все находится на своём месте. Это позволяет найти нужное за максимально короткий срок.
  11. Отсутствие суеты. Спешка ведёт к ошибкам, на исправление которых придётся потратить время.
  12. Отдых. Если человек устаёт, качество работы ухудшается и скорость выполнения падает. Нужно брать выходные, набираться сил и запасаться энергией для новых свершений.

Итак, ознакомившись с этими основными правилами вы узнали больше о эффективном планировании своего времени и таком понятии как тайм-менеджмент. Управляйте своей жизнью так, чтобы всё успевать и оставлять в ней место для себя и своих близких.

Источник: https://samorazvitie.biz/razvitie-lichnosti/osnovnye-principy-taym-menedzhmenta.html

5 приемов тайм-менеджмента

Бывает ли, что вы задерживаетесь на рабочем месте хотя бы раз в неделю более чем на 1 час? Часто ли вы не можете выбрать, какую именно задачу стоит выполнять в данный момент? Случалось ли, что в вашем отделе (компании) 5 человек с трудом выполняют работу, с которой в аналогичном отделе (компании) справляются 3 и менее человек? Правда ли, что ваши подчиненные вечно спешат, мечутся, суетятся, но при этом все равно ничего не успевают? Вам не кажется, что количество дел, которое вам нужно выполнить, не уменьшается?

Если на вышеперечисленные вопросы вы отвечаете преимущественно «Да», значит, давно пора заняться изучением тайм-менеджмента и привести в порядок свой рабочий день, а заодно и нормализировать работу компании (отдела) в целом.

Тайм-менеджмент: дань моде или необходимость?

В наши дни тайм-менеджмент перестал быть «модным» направлением и превратился в направление полезное, в направление, без которого ни одно предприятие не может работать плодотворно.

По данным международной консультационной компании «Chipin&Partner» каждый человек тратит напрасно более трети своего времени (примерно 78 дней в году) и, естественно, впустую расходуется не только личное время, но и рабочее.

А потому, без внедрения тайм-менеджмента (ТМ) на предприятии не обойтись.

Люди, мало знакомые с управлением временем, иногда противятся его изучению и внедрению в компании. Им кажется, что с «приходом» ТМ им придется взять свою жизнь под жесткий контроль. По их мнению, ТМ — это поминутное планирование каждого шага, а задача тайм-менеджмента — приучить каждого к строжайшему порядку. Ведь чем больше порядка — тем выше будут результаты. 

На самом же деле бояться тайм-менеджмента не стоит: это не наказание за плохую работу, а скорее «гуманитарная помощь», благодаря которой жить станет легче. Планирование, которого все так боятся, является далеко не единственным приемом тайм-менеджмента и само по себе, без изучения других методов управления временем, результатов не даст.

Так что же включает ТМ? О 5 важных приемах тайм-менеджмента читайте ниже.

Первый прием ТМ

Первым приемом тайм-менеджмента все же стоит назвать упомянутое ранее планирование. Главная цель планирования — сократить количество времени, которое человек тратит на работу и, соответственно, высвободить как можно больше свободных часов.

Планировать рекомендуется в 2 этапа. Вначале следует составить список дел, которые необходимо выполнить, а потом определить приоритетность каждого из них. Определение приоритетности — наиболее сложный и важный этап планирования. Обычно для его воплощения используют методы, основанные на принципе Парето: 20% дел приносят 80% результатов, а 80% дел приносят только 20% результатов.

  • Метод «ABC-анализа». Согласно данному методу все задачи согласно важности можно разделить на А, В и С. А-задачи — это наиболее важные дела, выполнение которых отнимает всего 10% времени. Значимость А-задач в итоговом результате составляет аж 70%, т. е. начинать реализацию планов стоит именно с них. В-задачи — это задачи средней важности, их вклад в итоговый результат составляет 20% и времени на их выполнение уходит столько же (20%). С-задачи — это наименее важные дела, отнимающие 70% времени и приносящие только 10% результата. При сильной загруженности от их выполнения стоит вообще отказаться.
  • Методика расстановки приоритетов по «матрице Эйзенхауэра». Согласно данной методике все дела делятся на 4 типа приоритетности: А — и важные, и срочные; В — важные, но несрочные; С — неважные, но срочные; D — неважные и несрочные.

Не стоит жалеть время на планирование и утверждать, что вам и так дорога каждая минута. Чем тщательнее будут продуманы планы, тем меньше времени уйдет на их реализацию.

По мнению экспертов около 60% времени должно быть четко распланировано.

Еще 20% должны оставаться «про запас», на случай возникновения непредвиденных ситуаций и, наконец, оставшиеся 20% следует отдавать свободной творческой деятельности.

Второй прием ТМ

Вторым важным приемом ТМ является умение правильно общаться с окружающими. Сюда можно включить и способность делегировать свои полномочия в нужный момент, и умение отказывать сотрудникам и подчиненным, и умение сдерживать себя и не стараться переубеждать людей в

Третий прием ТМ

Третьим важным приемом считается умение выполнять неприятные дела. Ведь, согласитесь, с таковыми время от времени сталкивается каждый. Эксперты по ТМ утверждают. Что начинать выполнение неприятных дел стоит с самого утра, в противном случае их можно вообще не выполнить. А если с самого утра сделать дело, которое не по душе, то:

  • можно до конца дня заниматься приятными делами;
  • можно почувствовать удовлетворение собой и тем самым «включить» энтузиазм на весь оставшийся день;
  • можно достичь хороших результатов в работе: ведь неприятное дело может быть очень даже важным и его невыполнение или несвоевременное выполнение чревато нехорошими последствиями.

Четвертый прием ТМ

Еще одним важным приемом ТМ является умение правильно работать с информацией.

В нашем обществе принято считать, что чем большим количеством информации мы владеем, тем больше задумок мы сможем реализовать. Но это не совсем верно: информация — информации рознь.

Очень важно отфильтровывать информацию по качеству и не загружать голову сведениями, которые впоследствии не пригодятся или которые не несут в себе ничего полезного.

Также стоит помнить, что наше сознание способно полноценно воспринимать только один объект одновременно. Важная задача №1 — научиться сосредотачиваться только на тех сведениях, которые нужны в конкретный момент.

Важная задача № 2 — научиться переключать сознание с одного дела на другое: не выполнять 2 дела сразу, а именно переключаться. От долгой монотонной работы мозг человека устает и начинает работать менее продуктивно, поэтому переключение помогает «подпитаться энергией».

Скакать туда-сюда тоже не стоит, эксперты по ТМ советуют делать больше крупных переключений и поменьше мелких.

Пятый прием ТМ

Пятым приемом тайм-менеджмента является умение чередовать работу с отдыхом. Думаете, чем больше вы будете работать, тем выше будут итоговые результаты? Далеко нет. Чем больше вы будете работать, тем больше вы будете уставать, а соответственно, тем меньше правильных решений сможет выдавать ваш мозг. А чем больше неправильных решений — тем хуже результат. 

Человек нуждается в отдыхе, а потому очень важно грамотно распределять время и не «забивать» день делами «от и до», а выделять разумное количество времени и на дела и на отдых от них.

Все перечисленные приемы важны, но личный комфорт гораздо важнее. А потому, если какой-то из приемов вам не подходит, нужно подстроить его под себя. К тому же, данные приемы — это далеко не все, что предлагает тайм-менеджмент. При его детальном изучении вы наверняка отыщете приемы, подходящие вам идеально.

Источник: http://TimeStep.ru/2013/11/06/5-priemov-tajjm-menedzhmenta

Тайм-менеджмент: 6 принципов распределения времени, которые помогут успевать делать всё

Тайм-менеджмент — это средства и методы эффективного управления временем. В дословном переводе с английского “time management” — это и есть “управление временем”.

Выражения “время — деньги” и “время  — невосполнимый ресурс”  знакомы многим. Технология тайм-менеджмента позволяет сохранить этот ресурс, увеличить доход за счет контроля и грамотного распределения времени.

Изначально под тайм-менеджментом понималось лишь управление рабочим временем сотрудника. Позже понятие включило в себя еще и свободное время.

Навыки управления временем остро необходимы фрилансерам, а также тем, кто проходит обучение через интернет, так как для них не существует внешних механизмов контроля. Отсутствие внешнего контроля для многих существенно усложняет организацию работы или обучения.

По собственному опыту я знаю, что тайм-менеджмент для фрилансера является одним из важнейших условий эффективной деятельности. От качества управления временем будет зависеть количество работы, которое может сделать удаленный сотрудник, а также то, сколько времени он будет тратить на отдых.

Сегодня существуют системы управления временем, которые могут успешно применяться для различных профессий, тех или иных жизненных ситуаций. Я опишу принципы, благодаря которым я смог эффективно управлять собственным временем и выполнять в 2 раза больше задач, чем удавалось раньше.

Принципы эффективного тайм-менеджмента

Современные системы управления временем содержат схожие методики и основаны на  близких по содержанию принципах. Я не придумывал ничего нового и использовал уже существующие методы, выделив для себя 6 основных принципов тайм-менеджмента. Они дают мне возможность максимально эффективно использовать свои ресурсы и быстро справляться с задачами.

Обязательность планирования

Несмотря на очевидность пользы от планирования, фрилансеры нередко игнорируют составление планов. Планирование избавляет от огромного количества неразберихи, связанной с принятием решений, и позволяет задать последовательность и длительность выполнения задач.

Разделение планов на тактические и стратегические

Выделяют планы двух типов — тактические и стратегические. Задачи и цели, которые ставятся в тактических планах (например, на день, неделю, месяц), должны обеспечивать достижение целей и реализацию задач в стратегических.

При планировании я создаю тактические планы (текущие задачи на день и неделю) и стратегический план (год, расписанный крупными задачами по месяцам и кварталам). Все цели я фиксирую в письменном виде.

После этого я структурирую их в полноценный последовательный план, указываю сроки реализации и создаю чеклист для того, чтобы можно было легко отследить сколько работы готово, а сколько ещё предстоит сделать.

Для создания планов я использую Trello. Это бесплатный сервис для планирования и управления работой с возможностью создавать чек-листы.

Хороший план требует времени

На планирование не нужно жалеть времени. Авторы, глубоко исследующие вопрос, и бизнес-тренеры рекомендуют тратить на создание плана до 10 — 15% всего рабочего времени. Я использую 10% для создания тактического плана на день. Моё стратегическое планирование может занимать от 3-4х дней до нескольких недель, в зависимости от масштабности целей.

Баланс гибкости и пунктуальности

Важным моментом в реализации любых задач (в том числе на фрилансе) является возможность гибко менять условия их выполнения при соблюдении сроков. Я считаю, что такое умение — это добрых 20% эффективности тайм-менеджмента. Например, один из заказчиков хочет перенести время встречи. Необходимо построить систему работы так, чтобы это не повлияло на эффективность выполнения других задач.

Иерархия и приоритетность задач

Несмотря на колоссальную пользу планов, они не могут гарантировать неизменность поставленных задач, особенно для фрилансеров, у которых может неожиданно появиться стоящий проект и придется резко менять планы. Для того, чтобы гибко менять задачи без ущерба для основных целей, я выстраиваю иерархическую структуру.

Я применяю 4 градации задач, отражающие положение в иерархии важности и приоритет по срочности: важные — срочные, второстепенные — срочные, важные — не срочные, второстепенные — не срочные. По собственному опыту, не рекомендую вводить промежуточные формы, так как рост точности в данном случае только усложняет структуру. Это может запутать и не принесет пользы.

Пример иерархического распределения моих текущих дел.

Принцип 4-х вопросов

Для точного понимания необходимости в тех или иных действиях я использую принцип 4-х вопросов:

«Зачем делать?» — вопрос позволяет понять, есть ли необходимость для действий.

«Почему сейчас?» — так определяется необходимость в срочности выполнения.

«Почему я? Можно ли делегировать?» — вопрос важен при работе в команде и совсем незаменим при большом количестве коррелирующих обязанностей.

«Какой способ выбрать для реализации?» — вопрос особенно важен, когда скорость и эффективность зависят от используемых технологий и методов.

Итог

Почти всегда методики управления временем сводятся к эффективному планированию. В подавляющем большинстве случаев основой любого тайм-менеджмента будут являться описанные мной основные 6 принципов. Я рекомендую использовать специальные сервисы, такие как Trello, Wrike или Jira, в качестве инструментов создания личных планов и контроля их выполнения. Они наглядны и хорошо работают.

Источник: https://dolinaizvilin.ru/samorazvitie/tajm-menedzhment-6-printsipov

Методы и системы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент начинается с готовности меняться. Управлять временем легко, пока вы совершаете действия.

Вы можете обучать других и улучшать собственное управление временем через лучшее планирование, расстановку приоритетов, делегирование, контроль над окружающей вас обстановкой, понимание себя и определение, что вы измените в своих привычках, режиме и мироощущении.

Ключ к успешному тайм-менеджменту – планирование и затем соблюдение распланированного времени. Люди, которые говорят, что им не хватает времени, не планируют или не в состоянии твёрдо следовать запланированному времени.

Если вы будете планировать, что сделать и когда, и затем придерживаться этого, то у вас будет время. Тайм-менеджмент затрагивает и поддержание или восстановление вашей окружающей среды. Для людей, к которым выдвигается много требований, особенно со стороны других отделов, менеджеров, клиентов и т.

д., тайм-менеджмент требует дипломатичного управления ожиданиями других. Тайм-менеджмент заключается, скорее, в создании условий для вашей окружающей среды, чем в разрешении вашей окружающей среде обусловливать вас.

Если вы допускаете — и принимаете без вопросов — вмешательства и требования других, тогда вы фактически поощряете их продолжать эксплуатировать ваше время.

Методы тайм-менеджмента, инструменты и обучение навыкам тайм-менеджмента

Прежде всего, это единственное правило могло бы изменить вашу способность управлять своим временем больше, чем что-либо, вот почему оно первое: Если вы раб своей электронной почты, и особенно если ваш компьютер настроен уведомлять вас о поступлении входящих электронных писем, то я убеждаю вас сделать это простое изменение — оно разительно улучшит ваш контроль над временем. Отключите всплывающее окно или звук, который уведомляет, что вам пришло письмо. Для многих людей это единственное самое большое препятствие для успешного тайм-менеджмента. Установите новую привычку проверять электронную почту в определённое время дня, когда это разумно для вас и для бизнеса — скажем, первый раз, когда вы садитесь за стол или приступаете к работе, второй — перед самым обедом, третий – приблизительно за час до завершения дел. Вы должны решить, когда просматривать электронные письма — этот контроль не должен возлагаться на каждого, кто посылает вам электронные письма (и тем более на распространяющее спам и вирусы сообщество). Если политика вашей организации требует, чтобы вас постоянно прерывали входящие электронные письма, попробуйте предложить пересмотреть эту политику — сегодня неконтролируемые уведомления об электронной почте стали наибольшим очернителем тайм-менеджмента в мире.

Будьте готовы совершить радикальные перемены. Будьте творческими, чтобы найти и внедрить другие пути.

Бросайте вызов и подвергайте сомнению ваши собственные привычки, режим и способ защиты своего времени, когда другие пробуют диктовать вам, как его использовать.

Принцип Парето (Правило 80:20) — простая и лёгкая отправная точка для того, чтобы оценить, на что вы сейчас тратите своё время, и определить, на что ваше время могло быть потрачено лучше.

В самом деле, подумайте над тем, как вы сейчас проводите своё время. Если не знаете, ведите учёт рабочего времени в течение дня или двух. Вы можете посмотреть и загрузить бесплатный инструмент учёта рабочего времени в разделе бесплатных онлайн-ресурсов на businessballs.com.

Записывайте всё, что вы делаете, в течение дня или двух, ещё лучше, если ваши дни разнообразны, вести учёт времени в течение недели. Вы будете поражены. Например, как долго в среднем вы в состоянии работать между перерывами? Многие менеджеры изо всех сил пытаются достичь большего, чем пяти-шести минут.

Если речь о вас, вам необходимы перемены.

Бросьте вызов всему, что может оказаться напрасной тратой времени и усилий, особенно привычным задачам, встречам и отчётам, где ответственность унаследована или спущена сверху. Только не предполагайте, что только потому, что «мы всегда делали это так», это всё ещё подходит вам и вообще необходимо.

Подумайте, почему вы делаете что-либо, и есть ли лучший способ. Вы можете посмотреть и загрузить бесплатный инструмент оценки тайм-менеджмента в разделе бесплатных онлайн-ресурсов, который поможет вам или другому человеку объективно судить о вашем тайм-менеджменте и его основных проблемах.

Этот инструмент также является превосходной подготовкой к обучению или коучингу по тайм-менеджменту.

Рассмотрите ваши действия в условиях ваших краткосрочных и долгосрочных целей и соответственно расположите ваши действия по приоритетам.

Главным образом, планируйте в своём дневнике подготовку и творческое интеллектуальное время для долгосрочной работы, потому что она нуждается в этом.

Если вы не запланируете подготовку, то никогда не выполните её, и вся работа будет отложена до последней минуты (знакомо?..). Краткосрочные неотложные задачи всегда расходуют всё ваше время, если вы не планируете провести его иначе.

Используйте дневник и график деятельности, чтобы наметить, когда сделать что-либо, опубликовать или показать, и постарайтесь придерживаться этого.

Если в вашей организации к вам предъявляется много требований и запросов от других сотрудников, и вам необходимо изменить их ожидания насчёт вашей пригодности и их требования к вашему времени, вам следует составить еженедельный план, указав ваши запланированные действия и временные интервалы для всего, что вы делаете. Это жизненно важный инструмент, помогающий объяснять и доказывать другим, почему вы должны расставлять приоритеты, и составлять список их требований так, чтобы он удовлетворял вас, не других.

Еженедельный план деятельности — типовой инструмент тайм-менеджмента и шаблон

Пункты здесь — примеры различных действий. Вы можете указать точный хронометраж, если хотите.

Нет необходимости точно знать, чем будет заполнен каждый отрезок времени, особенно если вы подчинены непредсказуемым требованиям, как большинство людей; важно наметить время на возникающие дела и на действия, которые, по вашим прогнозам, необходимо сделать в определённое время. Вы будете знать, сколько вам потребуется для этих непредвиденных действий, так планируйте отрезки времени соответственно им.

Планируйте отрезки времени для проверки электронной и письменной корреспонденции, но не беритесь отвечать на каждое сразу же, – об отчаянном критическом положении редко сообщается по электронной почте — главным образом, по телефону, так что подумайте о реалистичных ожиданиях отправителей.

Для большинства электронных писем вам будет нужно просто подтвердить получение и указать, когда вы ответите полностью, что может быть запланировано позже, когда это будет удобно вам, в зависимости от уровня важности и срочности. Планируйте отрезки времени для ответных и исходящих телефонных звонков — не делайте их, когда вам просто этого захотелось или когда вам случилось вспомнить об этом.

Планируйте и назначайте дела разумно и логически – пытайтесь одним выстрелом убить двух зайцев. Подумайте, как лучше всего использовать обеденные перерывы — и не работать на протяжении каждого из них — вы должны расслабляться и отдыхать время от времени. Как только вы составили свой первый еженедельный план деятельности, легко придерживаться его; многие из временных отрезков повторятся.

Вы также заметите и ежемесячные модели. Чем выше ваша роль, тем дальше вперёд вы должны планировать.

Пример расписания тайм-менеджмента «задача / действие»

Используйте простой еженедельный график, чтобы управлять своими запланированными действиями и защищать их.

Вы будете управлять своим временем, управляя вашими действиями — что означает придерживаться отрезков времени, на которые вы планируете свои задачи.

Тайм-менеджмент, главным образом, зависит от планирования действий в отрезки времени и затем защиты этих действий от помех, или от других людей, или от ваших собственных отвлечений.

Вот бесплатный шаблон тайм-менеджмента по планированию задач, основанный на приведённом выше.

Пробуйте планировать и отстаивать отрезки времени для всего, что вы делаете. Составляйте списки и работайте в соответствии с ними. Больше всего вы эффективны за день до начала своего ежегодного отпуска.

Если вы действительно хотите, то можете быть хорошо организованными каждый день.

Вы также должны планировать отрезки времени для незапланированных действий — вы можете точно не знать, что будете должны сделать, но если вы будете планировать время для этого, тогда важные дела не будут отброшены, когда возникнет запрос.

Используйте тест: это срочно или важно? Работа может быть ужасно важной, но, возможно, не нуждаться в немедленном выполнении. Сначала избавьтесь от действительно срочных работ и не позволяйте себе отвлекаться на более объёмные работы, которые вы можете выполнить позже.

Следующий матричный инструмент поможет вам управлять своим временем согласно критерию задач «срочно / важно», расставляя приоритеты и планируя. Он основан на матрице управления временем, показанной в «Семи привычках высокоэффективных людей» Стивена Кови, и расширяет её.

Матрица управления временем «срочно / важно»

Суждение относительно того, являются ли действия срочными, важными, или ни тем, ни другим – критично для хорошего тайм-менеджмента. Большинство неопытных людей и людей, которые не хороши ни в управлении временем, ни в управлении их окружением, имеют тенденцию проводить большую часть времени в ячейках 1 и 3.

Плохие тайм-менеджеры имеют тенденцию расставлять по приоритетам задачи (и таким образом своё время), согласно тому, кто кричал позже и громче всех (интересно, что громкость обычно соотносится с руководством, из-за чего большинство людей не решается подвергать сомнению и исследовать реальную важность и безотлагательность задач, полученных от боссов и старших менеджеров). Любое свободное время обычно проводится в ячейке 4, которая включает только бесцельные и непродуктивные действия. Наименьшее количество времени большинство людей проводит в ячейке 2, которая является самой критической областью для успеха, развития и превентивного самоопределения.

Итоговая обзорная матрица (советы о том, как управлять временем и действиями в матрице, ниже)

При условии подтверждения важности и безотлагательности этих задач, их необходимо сделать теперь. Расположите по приоритетам задачи, которые попадают в эту категорию согласно их относительной срочности.

Если две или больше задач кажутся одинаково срочными, обсудите и исследуйте фактические требования и крайние сроки с инициаторами задач или с людьми, зависящими от результатов задачи. Помогите инициаторам этих требований переоценить реальную безотлагательность и приоритет этих задач.

Эти задачи должны включать действия, которые вы будете предварительно планировать в ячейке 2 и которые перемещаются в ячейку 1, когда наступает время. Если это окажется полезным, вам следует показать ваш план инициаторам задачи, чтобы объяснить, что вы расставляете приоритеты логически, и быть настолько производительными и эффективными, насколько возможно.

Если это незапланированный запрос, ищите способы разбить задачу на два этапа, — часто подходящий начальный «удерживающий» ответ или подтверждение, с обязательством решить или закончить её позднее, позволяет вам возобновить другие запланированные задачи.

Эти задачи являются самыми критичными для успеха и все же обычно самыми запущенными. Эти действия включают планирование, стратегическое обдумывание, выбор направления и цели и т.д., всё ключевые моменты для успеха и развития.

Вы должны планировать отрезки времени для выполнения этих задач, и в случае необходимости наметить, где вы сделаете их свободными от помех, или же «срочные» дела из секторов 1 и 3 будут в приоритете.

Работайте из дома, если ваше обычное место работы не может обеспечить вам тихую обстановку и защиту от помех. Разбейте большие задачи на отдельные логические этапы и планируйте интервалы времени на каждый этап. Используйте инструменты и методы управления проектами.

Сообщайте другим людям о ваших запланированных отрезках времени и расписании. Наличие видимого расписания — ключ к тому, чтобы быть в состоянии защитить эти жизненно необходимые отрезки времени.

Жёстко исследуйте эти запросы и помогите их инициаторам — даже вашему боссу и вашим старшим менеджерам — переоценить реальную важность этих задач. Практикуйте и развивайте вашу способность объяснять и доказывать инициаторам задач, почему вы не можете их сделать.

Где только возможно, немедленно отклоняйте и избегайте этих задач, соответственно информируя людей и управляя их ожиданиями и чувствами; объясните, почему вы не можете выполнить эти задачи, и помогите инициаторам найти другой способ достигнуть того, в чем они нуждаются, который мог бы делегировать задачу другому человеку, или переформулировать запрос на более стратегический, с более рациональным решением.

Ищите причины повторения запросов в этой области и стремитесь предотвратить это. Обучайте и тренируйте других, включая клиентов, поставщиков, коллег и руководителей, устанавливать долгосрочные меры, не только быстрые и временные.

Чтобы устранить причину существенных повторяющихся запросов в этой области создайте проект, который станет задачей для ячейки 2. Бросьте вызов обычным системам, процессам, процедурам и ожиданиям, напр., «Мы всегда делали это так». Помогите другим управлять их собственным временем и приоритетами, так чтобы они не сваливали свои затруднения на вас.

Исследуйте старые установки и допущения, чтобы посмотреть, соответствуют ли они до сих пор реальному положению дел.

Эти действия — не задачи, они — обычные «утешители», которые обеспечивают спасение от усилий дисциплины и проактивности. Они подтверждают те же самые тенденции «поиска комфорта» у других людей; группа или целый отдел, выполняющие множество действий этого сектора 4, создают непродуктивную и неэффективную организационную культуру.

Эти действия не имеют никаких положительных результатов и потому демотивируют. Часто они могут быть связаны со стрессом, так рассмотрите, почему вы делаете их, и если есть более глубокая первопричина, обратитесь к ней.

Лучший метод для прекращения этих действий и для избавления от искушения вернуться к ним вновь — это наличие ясной структуры или перечня задач на каждый день, который вы должны создать в секторе 2.

Другие советы по тайм-менеджменту

Если вы оказались лицом к лицу с кипой бумаг, быстро просмотрите их и составьте список, что необходимо сделать и когда. После этой беритесь за каждую бумагу только раз. Ни при каких обстоятельствах не хватайтесь за работу, выполните часть, затем положите обратно в стопку. Не начинайте много дел в одно время.

Будьте абсолютно тверды, имея дело со временем, предназначенным для встреч, документов, телефонных звонков и посетителей. Когда вы будете придерживаться своего графика времени, вы увидите, сколько времени потрачено впустую. Контролируйте. Если вы станете придерживаться еженедельного расписания, то будете в состоянии управлять временем, отведённым для ваших задач.

Рассмотрите вашу рабочую обстановку, расположение, ИТ-оборудование и т.д и настройте их на эффективность. Наведите порядок в своём рабочем пространстве и держите все документы подшитыми, если только вы не работаете над ними в настоящий момент. Держите стол чистым и системы хорошо организованными, но не будьте одержимы или не тратьте всю неделю, регулируя настройки вашей экранной заставки.

Если у вас есть преемник, передайте ему 25 % вашей ответственности. (См. правила делегирования). Делегируйте другим столько, сколько возможно (в пределах правил делегирования).

Если вы не можете остановить помехи, тогда идите в другое место, когда вам необходимо поработать в одиночестве. Боритесь за своё право работать, не прерываясь, когда нуждаетесь в этом.

Источник: https://pronetworking.ru/2016/07/metody-i-sistemy-tajm-menedzhmenta/

Ссылка на основную публикацию